Memahami Istilah AR Financing dan Account Payable

Account receivable financing atau disingkat menjadi AR Financing adalah pembiayaan untuk dijadikan modal kerja bagi para pelaku bisnis. Pengajuan pinjaman ini berperan penting di saat perusahaan pemohon tidak memiliki dana karena terhambat piutang belum dilunasi.

Dalam bahasa Indonesia, dikenal juga sebagai pembiayaan piutang, artinya perusahaan tertentu harus menjaminkan piutang sebagai alat untuk mendapatkan suntikan dana. Dalam jangka waktu tertentu, pinjaman harus dilunasi berikut dengan jumlah suku bunga.

Baca juga: Kelebihan Receivable Financing dan Kendalanya

Penjelasan Mengenai Account Receivable

Piutang usaha atau AR Financing adalah sejumlah uang yang wajib dikembalikan oleh pelanggan kepada perusahaan penjual. Misalkan perusahaan A adalah supplier, kemudian perusahaan B adalah manufaktur yang membeli bahan baku dari perusahaan A.

Dengan kata lain, B ini memiliki kewajiban untuk mengembalikan dana karena telah berhutang senilai uang tertentu. Manufaktur ini hanya berupa contoh, lain-lainnya seperti jasa juga masuk ke dalam perhitungan, bergantung pada pemenuhan atas syaratnya saja.

Orang-orang terlibat dalam ruang lingkup ini memainkan alur keluar masuk kas nanti atau sekarang. Penjaminan piutang usaha memberi kesempatan agar usaha tersebut bisa berjalan lancar tanpa harus menunggu pemilik hutang melunasi kewajibannya sesuai tenggat waktu.

Pengajuan AR Financing oleh beberapa orang kerap dianggap tidak likuid karena keduanya menanti pelunasan hutang dari pihak yang memiliki kewajiban tersebut. Namun,faktanya aset ini termasuk jenis harta likuid karena bisa dicairkan dengan mudah ketika datang waktunya.

Pendanaan terhadap piutang usaha memberikan kesempatan besar bagi sebuah bisnis mendapat modal untuk menjalankan kegiatannya. Tanpa harus antri lama dan menunggu pencairan dalam jangka waktu panjang, tambahan modal sudah dengan mudah didapatkan.

Gambaran AR Financing seperti tanda bukti terima, artinya pihak tertentu yang mengeluarkan barang baru menerima laporan ketika barang tersebut sudah dibayar. Pembayaran di awal, mencicil, atau di akhir akan muncul sebagai bukti transaksi sah. 

Dalam praktik sederhana, tindakan ekonomi yang berhubungan dengan bidang ini adalah kredit barang. Kurang lebih sama, pembayaran tidak dilakukan penuh di awal, namun bertahap dalam beberapa waktu dengan jangka waktu dan nilai cicilan tertentu.

Tugas dari Staff Account Receivable

Jika staff AP memiliki tugas serta tanggung jawabnya sendiri, maka demikian juga dengan AR Financing. Mereka yang memberikan solusi agar bisnis tetap berjalan dalam kondisi apa saja bertugas dan bertanggung jawab untuk hal berikut:

Membuat Penagihan Up to Date

Penagihan up to date ini harus dilakukan berdasarkan data dan fakta di lapangan. Untuk informasi tersebut, staf AR harus andal dalam mengelola informasi dan mendapatkan tagihan.

Menerbitkan dan Mengeluarkan Faktur

Faktur ini dikeluarkan apabila terjadi transaksi melibatkan uang seputar AR Financing oleh pihak-pihak terkait. Prosesnya disebut sebagai purchasing, sementara sebelum itu diperlukan purchase order atau list berisi daftar belanja perusahaan. 

Mengurus Pembayaran

Pembayaran yang diurus oleh staf adalah berhubungan dengan persiapan segala dokumen berikut pelunasan. Staf harus mengeluarkan sejumlah dana sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati kedua belah pihak. 

Menagih Uang

Jika ada kegiatan menagih maka tugas staf AR Financing adalah melakukan hal tersebut. Penagihan harus dilakukan sesuai kesepakatan dengan jumlah yang tertera pada perjanjian. Kemampuan komunikasi amat diperlukan di sini. 

Tugas seorang staf pembiayaan piutang berperan terhadap alur setiap hal dalam perusahaan berhubungan dengan uang. AR Financing tentunya tidak dilakukan untuk hal percuma, sehingga peranan semua pihak terlibat sangat penting di sini.  

Baca juga: Tanggung Jawab AR Financing dalam Dunia Kerja

Account Payable yang ada dalam Dunia Bisnis

Selain AR Financing, ada account payable dalam dunia bisnis, khususnya akuntansi. Istilah ini digunakan untuk menyebut sebuah situasi dimana perusahaan selalu mengeluarkan uang dalam waktu tertentu, semua dicatat secara detail dan transparan.

Dengan sebutan lain, AP ini merupakan hutang dagang milik perusahaan tertentu, dimana mereka harus melunasinya dalam jangka waktu yang ditetapkan. AP akan menjadi alat bukti sah dengan peranan untuk mengamankan posisi kedua belah pihak yang turut terlibat.

AP ini memiliki dua jenis transaksi, pertama dengan memberikan dp atau uang muka lebih dulu dan kedua melakukan pembayaran penuh di awal. Pembayaran secara penuh ini disebut sebagai CBD atau pembayaran dilakukan utuh, sebelum barang datang ke tempat.

Pembelian serta pinjaman dengan jaminan piutang ini merupakan kegiatan lumrah oleh para pebisnis. AR Financing dapat membantu memutar arus kas agar perusahaan bisa tetap beroperasi sebagaimana mestinya tanpa memikirkan hambatan kekurangan modal bisnis.

Biasanya ada dua bidang usaha yang memanfaatkan AP, diantaranya:

1. Perusahaan perdagangan karena mereka membutuhkan pembelian barang jadi untuk memutar arus kas.
2. Pembelian bahan baku sebagai alat untuk produksi oleh perusahaan industri atau pabrik.

Tugas Staff Account Payable

Setiap perusahaan pasti memiliki staf AP untuk mengurus berbagai kegiatan di luar AR Financing. Adapun tugas dan tanggung jawab mereka meliputi:

Koordinasi Antarstaf

Hubungan dengan staf-staf terkait, seperti purchasing, sales, dan sebagainya sangat diperlukan oleh staf AP. Selain memenuhi tuntutan pekerjaan, seperti harus tahu lokasi barang, juga jalinan tersebut dapat mempermudah ruang gerak ketika berkoordinasi.

Memeriksa Kegiatan Pembelian

Sebelum melangkah ke purchasing, staff AP harus memeriksa ulang apakah purchase order sudah benar atau belum. Pemeriksaan ini dilakukan sebagai antisipasi jika suatu waktu terjadi ketidak sesuaian fakta di lapangan dengan detail data yang diterima.

Mencatat dan Membayar

Kerja staf AP ini tidak hanya berperan sebagai pencatat, namun juga orang yang mengeluarkan uang untuk membayar. Pembayaran harus sesuai dengan catatan supaya turut memudahkan dokumen lainnya, seperti yang terkait dengan AR Financing.