Memahami Apa itu ERP dan Fitur yang Dapat Dimanfaatkan

Dalam dunia bisnis terdapat sistem operasi kerja ERP atau kependekan dari Enterprise Resource Planning. Apa itu ERP dapat dipahami sebagai sebuah sistem pengelolaan untuk bisnis harian. Pengolahan yang dimaksud bisa berupa pengelolaan keuangan, pengelolaan produksi, dan lainnya.

Nama ERP baru dikenal pada tahun 2000-an. Namun, cikal bakal dari ERP sudah ada sejak 1960-an dengan nama System To Handle Inventory. Nama tersebut kemudian berubah menjadi Material Requirement Planning (MRP) pada tahun 1970 dan MRP 11 pada 1980.

Setelah tahun 2014, ERP semakin berkembang dan dapat digunakan di banyak departemen pekerjaan. Namun apa itu ERP yang sebenarnya? Bagaimana cara kerjanya?

Memahami Apa itu ERP

Enterprise Resource Planning atau ERP merupakan sebuah paket sistem yang berbentuk software dengan fungsi utama untuk mengelola aktivitas bisnis. Pengelolaan aktivitas bisnis yang dilakukan oleh ERP adalah bisnis harian dan secara real time. Dengan fungsinya tersebut, pelaku bisnis dapat membuat keputusan secara lebih tepat dan cepat.

ERP berperan penting dalam pengumpulan data transaksi dari berbagai sumber. Berbagai data dalam aktivitas bisnis sebuah perusahaan akan diorganisir menggunakan serangkaian perangkat lunak. Kelebihannya dibanding cara-cara konvensional adalah dapat mencegah terjadinya data ganda. 

Karena definisi ERP lebih merujuk kepada fungsi dan cara kerjanya, maka definisi yang lebih spesifik mengenai apa itu ERP tergantung pengguna. Misalnya, ERP merupakan software yang yang berfungsi untuk mengorganisir informasi jam kerja apabila digunakan untuk pengelolaan sumber daya pekerja.

Karena pengertian ERP dapat bergantung pada bidang yang ditangani, software ERP pun bukan merupakan produk tunggal. Software ERP dapat dikembangkan oleh berbagai vendor dengan fungsi yang berbeda pula. Akan tetapi, prinsip kerja yang dilakukan akan tetap sama.

Baca Juga: P2P Lending: Esensi, Keuntungan, dan Potensi Risiko

Manfaat ERP

Seperti mesin atau perangkat lunak lainnya, fungsi ERP yang utama adalah untuk memudahkan pekerjaan, dalam hal ini pengelolaan data. Secara lebih spesifik berikut ini adalah beberapa manfaat penggunaan ERP.

1. Menjadikan pengelolaan data lebih fleksibel

Bagi bisnis yang yang memiliki ketergantungan pada faktor eksternal tentu akan membutuhkan penyesuaian dari waktu ke waktu. Nah, ERP mampu bekerja secara modular, fleksibel, dan juga scalable ketika beradaptasi dengan kondisi pasar.

Fleksibilitas ERP tidak hanya peka pada perubahan-perubahan besar. Beberapa perubahan kecil yang kerap terjadi seperti bertambah dan berkurangnya pekerja, pengubahan fasilitas produksi, serta adanya produk baru pun dapat terdeteksi. 

ERP dapat dijalankan secara tunggal. Nantinya apabila terdapat beberapa perubahan yang membutuhkan aplikasi tambahan, ERP mampu menerima aplikasi yang digunakan untuk menjalankan perintah spesifik.

2. Menjadikan Pekerjaan Lebih Efisien dan Lebih Produktif

Pada dasarnya setiap mesin diciptakan untuk menghemat waktu dan ruang dengan tujuan menambah produktivitas. ERP menjadi pembaharu pekerjaan yang melibatkan spreadsheet dan software desktop.

Sebagai contoh, software ERP yang berbasis penyimpanan cloud dapat digunakan untuk menyederhanakan penyimpanan data. Hal tersebut memungkinkan cara kerja yang lebih akurat dan kolaboratif. Akan ada banyak ruang dan waktu yang dihemat dari kelebihan itu.

3. Menekan Pembiayaan

Efisiensi yang ditawarkan oleh ERP juga mencakup pada efisiensi pembiayaan. Meningkatkan efisiensi biaya bukan berarti menjadikan biaya lebih sedikit, tetapi lebih tepat guna. Harus dipertimbangkan bahwa biaya lisensi dari ERP juga membutuhkan biaya. Namun, penggunaan ERP menjadikan pembiayaan berada pada tempat yang tepat.

ERP dapat dikembangkan tanpa memerlukan tambahan tenaga, termasuk tenaga IT tambahan. Hal itu karena ERP secara cepat dapat beradaptasi dengan perubahan-perubahan pasar tanpa adanya penyesuaian signifikan oleh tenaga ahli manusia. 

Penggunaan ERP akan memudahkan aksesibilitas namun juga akan meningkatkan keamanan. Dua keuntungan tersebut bisa didapat tanpa menambah pembiayaan. 

4. Menyederhanakan Proses Pekerjaan

Meninggalkan cara manual dan beralih pada software ERP bukan berarti menambah kerumitan pekerjaan, tetapi justru menyederhanakan pekerjaan. Meskipun harus diakui bahwa pada awal penggunaan akan ada penyesuaian. 

Secara sederhana, ERP akan menghindari pengulangan input data yang kerap terjadi pada cara manual. Hal ini selanjutnya akan mempermudah pengiriman data lintas departemen dalam sebuah perusahaan. Pelaporan input data pun akan semakin cepat dilakukan sehingga tindakan selanjutnya dapat dilakukan dengan cepat pula.

Baca Juga: WhatsApp Business: Fitur dan Cara Membuatnya

Fitur yang Dimiliki ERP

Dengan kegunaan utama sebagai pengubah kerja menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi membuat ERP memiliki fitur-fitur yang juga berhubungan dengan fungsinya tersebut. Beberapa fitur dasar yang yang terdapat dalam ERP adalah sebagai berikut.

1. Fitur Accounting

Fitur accounting atau akuntansi memiliki kegunaan dalam pengelolaan data keuangan yang masuk dan keluar. Beberapa cakupan yang akan diambil alih oleh fitur ERP ini adalah seperti neraca, rekonsiliasi bank, catatan penganggaran, pencatatan buku besar, manajemen pajak dan kewajiban lain, serta kegiatan akuntan lainnya.

Keistimewaan dari fitur accounting yang terdapat dalam ERP adalah dapat membuat laporan keuangan hanya dengan beberapa langkah saja.

2. Fitur CRM

Customer Relationship Management (CRM) bekerja dengan cara meningkatkan pelayanan customer. Pencatatan mengenai customer yang dapat dilakukan adalah seperti riwayat panggilan atau komunikasi, data transaksi, durasi kerja sama, dan lainnya.

3. Fitur HRM

Human Resource Management (HRM) bekerja dengan cara mengefisiensikan pekerjaan pada departemen HR dan departemen SDM. Beberapa pekerjaan seperti evaluasi kinerja, kehadiran, lembur, cuti dan lainnya dapat dilakukan oleh fitur ini. Manajemen sistem penggajian umumnya juga berada pada cakupan fitur ini, termasuk pengembalian biaya karyawan untuk perjalanan pada situasi tertentu.

4. Fitur Sales

ERP juga akan menangani pencatatan alur kerja penjualan yang meliputi proposal penawaran, sales order, laporan penjualan, dan faktur. Fitur ini dapat dikolaborasikan dengan fitur lainnya untuk menciptakan data yang lebih akurat sehingga perkiraan dan pengambilan keputusan penjualan dapat terbaca.

5. Fitur Inventaris

Melalui fitur ini, ERP dapat melacak stok barang dan mengelolanya. Bagi perusahaan, hal tersebut berguna untuk memonitoring persediaan sehingga dapat dilakukan penjadwalan isi ulang, forecasting, dan penyusunan laporan inventaris.

6. Fitur Purchasing

Fitur ini berguna ketika menangani data pengadaan material, seperti mencatat daftar supplier, mencatat purchasing order, catatan permintaan dan penawaran, serta lainnya. Fitur ini dapat dikolaborasikan dengan fitur inventaris.

7. Fitur Manufacturing

Fitur ini akan menangani beberapa hal seperti perencanaan produk, alur pergerakan material, pemantauan produksi harian, pembuatan nota material, dan lainnya.

Memilih ERP yang Baik dan Tepat

Pada dasarnya ERP adalah sistem kerja. Kualitas software ERP akan ditentukan oleh beberapa hal. Nah, di bawah ini adalah sejumlah hal yang harus diperhatikan sebelum menggunakan atau membeli software ERP.

1. Kesesuaian program ERP dengan model bisnis yang dijalankan. 

Tidak semua vendor penyedia ERP memiliki produk ERP yang sesuai dengan bisnis yang Anda jalankan.

2. Pengalaman vendor penyedia ERP. 

Seperti membeli makanan, semakin banyak pelanggan yang membeli makanan di sebuah warung, maka warung tersebut semakin kredibel.

3. Pelayanan oleh vendor mengenai instalasi dan perawatan ERP yang disediakan. 

Vendor harus bersedia untuk memberi pelayanan apabila terjadi keanehan operasi. Meskipun begitu, semua hasil yang diolah oleh ERP bukan merupakan tanggung jawab vendor.

4. Kemampuan integrasi software ERP sehingga memudahkan perusahaan untuk kustomisasi. 

Seperti prinsip kerjanya yang fleksibel, dalam perjalanan ERP yang digunakan harus mampu terhubung dengan aplikasi lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Baca Juga:  Pengertian, Syarat, dan Keuntungan Peer to Peer Lending

Memanfaatkan Dana dari Modal Rakyat untuk Upgrade Sistem

Penggunaan ERP akan menekan pembiayaan berkelanjutan di kemudian hari. Akan tetapi, di awal penggunaan ERP bukannya tanpa pembiayaan sama sekali. Ada beberapa hal yang harus dikeluarkan seperti pembelian lisensi dan pengadaan pelatihan.

Modal rakyat berpengalaman memediasi pendana dengan pelaku bisnis yang membutuhkan sokongan. Bersemangat gotong-royong, modal rakyat mempertemukan peminjam dengan pendana yang tepat. Untuk mengetahui lebih banyak tentang pendanaan di Modal Rakyat, silahkan klik ini.