HRIS adalah Sistem untuk Memudahkan Perusahaan, Apa itu?

HRIS yaitu singkatan dari Human Resources Information System. Sistem ini akan membantu memudahkan perusahaan, terutama bagi tim HR. Berikut penjelasan lebih lengkapnya.

Apa itu HRIS?

Pengertian HRIS yaitu sistem yang dapat berbentuk kesatuan tersendiri atau bisa digabungkan dengan sistem yang lebih luas, yakni dalam enterprise resource planning. Melalui HRIS, tim HR dapat mengatur informasi tentang sumber daya manusia (SDM).

Mulai dari penggajian, data SDM, performa karyawan, payroll, sampai kebijakan perusahaan. Umumnya HRIS turut didukung aplikasi atau software, sehingga prosesnya otomatis terdigitalisasi.

HRIS ini diperlukan setiap jenis perusahaan. Menggunakan HRIS akan memudahkan perusahaan dalam mengelola dan membagikan informasi demi mendorong kinerja perusahaan.

HRIS mencakup keseluruhan data yang meliputi berbagai fungsi, seperti database, training, report, rekrutmen, dan lain-lain. Hal ini akan memudahkan tim HR memastikan keamanan data karyawan agar tidak mudah dilihat oknum yang tidak berwenang.

Dalam sistem HRIS, ada fitur otorisasi. Sehingga data yang tersimpan di dalamnya bersifat personal, yakni hanya bisa diakses orang yang berwenang. Kebocoran data dapat dihindari.

Baca juga: Cost Center adalah Divisi Penting Perusahaan, ini Contohnya

Manfaat Sistem HRIS

Zaman dulu, data karyawan dicatat secara manual di komputer atau buku. Hal ini tentu akan menyulitkan pihak HR yang ingin mencari data tertentu.

Perusahaan dapat menggunakan HRIS yang didukung aplikasi tertentu untuk mengelola data karyawan. Dengan begitu, prosesnya menjadi terdigitalisasi.

HRIS juga dapat digunakan di berbagai model bisnis. Mulai dari pabrik, restoran, toko online, dan masih banyak lagi. Berikut beberapa manfaat menggunakan HRIS.

1. Mengatasi Pekerjaan Berulang

Rekap data merupakan job description rutin yang dilakukan sehari-hari. Dengan menggunakan HRIS, pekerjaan tim HR yang dilakukan rutin seperti rekap presensi, perhitungan pajak dan gaji, perhitungan payroll, dan lain-lain akan terotomatisasi.

Hal ini tentu akan meringkas pekerjaan tim HR menjadi lebih praktis.

2. Mempermudah Kontrol Performa Karyawan

Dalam HRIS, terdapat fitur yang berguna untuk menilai kinerja karyawan. Manajer HR dapat dengan mudah memantau performa pegawai dan membandingkannya dengan KPI yang sudah ditetapkan dalam HRIS.

3. Hemat Biaya Operasional

Seperti dijelaskan sebelumnya, proses kerja tim HR menjadi lebih mudah dan praktis. Dengan begitu, biaya operasional perusahaan dapat diminimalisasi dengan menekan pengeluaran biaya untuk kertas atau aplikasi lain. Biaya lembur juga dapat ditekan karena banyak pekerjaan digantikan oleh aplikasi ini.

4. Memudahkan Proses Rekrutmen Karyawan Baru

HRIS akan membantu perusahaan dalam menemukan kandidat yang tepat. Dengan begitu, tim HR akan dapat melakukan berbagai macam proses rekrutmen secara ringkas, bahkan menemukan posisi yang tepat bagi kandidat yang masuk.

5. Membantu dalam Mengambil Keputusan

Mengingat banyak sistem HRIS yang sudah berjalan otomatis, segala informasi terkait SDM perusahaan dapat diketahui dengan cepat. Hal ini penting jika manajer HR harus mengambil keputusan tertentu secara cepat.

6. Meminimalkan Potensi Human Error

Berbeda halnya dengan pencatatan manual yang memungkinkan terjadinya human error, HRIS yang sudah otomatis dapat meminimalkan potensi tersebut.

7. Akses Data Lebih Fleksibel

Aplikasi HRIS sudah terkoneksi dengan internet. Dengan begitu, data-datanya dapat diakses secara mudah di mana pun dan kapan pun oleh HR maupun karyawan.

8. Menambah Tingkat Kepuasan Karyawan

HRIS juga menguntungkan karyawan karena kepraktisannya. Hal ini tentu akan meningkatkan kepuasan karyawan yang bekerja di dalam perusahaan.

Perusahaan yang menggunakan sistem HRIS dapat membangun komunikasi antara karyawan dengan HR secara lebih mudah serta transparan.

Kelebihan Sistem HRIS

Setelah mengetahui manfaat sistem HRIS, Anda wajib mengetahui berbagai kelebihan yang membuat sistem ini disukai banyak perusahaan.

1. Penggajian Lebih Akurat

Sistem penggajian adalah hal yang krusial dalam suatu perusahaan. Perusahaan harus berhati-hati menghitung gaji setiap karyawan.

Selain gaji bulanan, penggajian juga termasuk upah lainnya, seperti biaya lembur, tunjangan, bonus, THR, dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan. Maka dari itu sangat penting menghitung gaji dengan akurat.

Anda dapat memanfaatkan HRIS yang mampu menghitung gaji secara otomatis. Pasalnya jika dilakukan secara manual, akan ada potensi human error yang akan merugikan perusahaan dan karyawan sekaligus.

2. Presensi Karyawan Lebih Akurat

Salah satu kelebihan HRIS adalah mampu mengelola presensi karyawan yang bekerja secara akurat. Seperti diketahui, kehadiran karyawan penting terkait kebijakan perusahaan dalam hal pengupahan.

Selain itu, kehadiran karyawan akan mampu mendorong perusahaan berkembang dari waktu ke waktu. Apalagi jika perusahaan itu tidak memiliki banyak karyawan, bisnis dapat terganggu jika karyawan sering absen.

HRIS dapat membantu perusahaan karena memiliki fitur presensi karyawan secara online. Sistem ini juga bisa terkoneksi dengan penggajian karyawan.

Dengan demikian, tim HR memiliki bukti terkait kompensasi yang berhak diterima karyawan. Datanya dapat disesuaikan kembali dengan jumlah kehadiran karyawan per bulan.

3. Mempermudah Karyawan Mengakses Portal Khusus Karyawan

HRIS memungkinkan karyawan yang ingin melihat portal karyawan. Biasanya portal ini menunjukkan informasi umum seperti gaji, total kehadiran dan absen, informasi karyawan lainnya, dan seterusnya.

Hal ini akan memudahkan tim karyawan dan HR keperluan terkait hak mereka. Karyawan yang ingin mengajukan cuti atau izin sakit juga dapat melakukannya melalui portal karyawan. Dengan demikian, mereka tidak perlu bertemu secara langsung dengan atasan atau tim HR untuk mengajukan absen.

Baca juga: 14 Tips untuk Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Fitur-Fitur Utama HRIS

Saat ingin memilih sistem HRIS, Anda harus mencermati apakah fitur-fiturnya sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan atau tidak. Berikut ini beberapa fitur utama dari HRIS.

1. Manajemen Penggajian

Software HRIS yang dipilih harus menyediakan fitur manajemen penggajian, mulai dari menghitung sampai membayar. Penghitungan itu juga termasuk upah lainnya, seperti biaya lembur, tunjangan, bonus, THR, dan lain-lain sesuai ketentuan perusahaan.

Hal ini penting, mengingat setiap karyawan mendapat total gaji yang berbeda. Sehingga hal ini penting untuk dimiliki dalam software HRIS.

Anda juga bisa mengirimkan slip gaji secara digital dan dikirimkan langsung ke seluruh karyawan. Laporan juga dilakukan real time untuk memastikan tidak ada yang terlewat.

2. Manajemen Rekrutmen

Menggunakan fitur ini, tim HR dapat menyusun setiap tahap proses rekrutmen dengan mudah. Manajer HR juga dapat memantau proses rekrutmen hanya lewat satu aplikasi.

3. Manajemen Presensi Karyawan

Software HRIS yang baik harus mempunyai fitur presensi karyawan yang terintegrasi dengan sistem kehadiran biometrik. Dengan begitu, kehadiran karyawan tidak perlu tercatat secara manual.

Selain kehadiran, pencatatan juga meliputi jam kerja, absensi, cuti, lembur, dan lain-lain yang tercatat otomatis dalam sistem, sehingga akurat.

Melalui portal khusus, karyawan juga dapat secara langsung mengajukan cuti kepada atasan atau HR.

4. Manajemen Pajak

Gaji setiap karyawan yang berbeda akan menimbulkan permasalahan baru, yakni jumlah pajak yang berbeda-beda. Menggunakan fitur manajemen pajak, tim HR tidak perlu pusing lagi.

Mulai dari pemotongan untuk PPh 21, NPWP, BPJS, dan lain-lain, dapat dikelola secara mudah melalui sistem.

5. Manajemen Penilaian

Dalam kurun waktu tertentu yang ditentukan perusahaan, akan dilakukan penilaian KPI bagi karyawan. Dalam hal ini, HRIS akan sangat bermanfaat.

Manajer HR dapat membuat lembar evaluasi masing-masing karyawan. Lembar tersebut dapat dilengkapi keterangan data karyawan, peringkat, evaluasi kinerja, dan penilaian lainnya.

Penilaian KPI dilakukan agar dapat mengukur perkembangan yang dihasilkan karyawan. Dengan begitu, HRIS membantu memantau kinerja karyawan.

6. Manajemen Keuangan

Dalam setiap perusahaan pasti ada kondisi di mana karyawan memerlukan biaya ekstra. Misalnya saat bertemu dengan klien, menghadiri acara tertentu, mengadakan acara, maupun untuk mengklaim asuransi kesehatan.

Menggunakan HRIS, pengeluaran dan pengembalian uang yang diminta karyawan dapat dilihat lewat fitur ini. Lalu tim HR bersama dengan tim Keuangan dapat membuat laporan terkait biaya tersebut.

7. Laporan HR

Setiap bulan HR harus mengurusi laporan terkait gaji, pajak, pengeluaran, presensi, performa karyawan, dan masih banyak lagi. Membuatnya tentu tidak mudah dan membutuhkan waktu banyak, terlebih jika ada ratusan bahkan ribuan karyawan yang harus diurus.

Dengan adanya sistem HRIS, tim HR dapat membuat laporan secara cepat. Dalam laporan dapat pula ditambahkan berbagai diagram sesuai yang dibutuhkan.

Kembangkan Bisnis Anda dengan Dana Tambahan dari Modal Rakyat

Bisnis membutuhkan suntikan modal untuk berkembang. Anda membutuhkan dana tambahan untuk bisnis Anda? Anda bisa mendapatkannya melalui P2P lending Modal Rakyat.

Layanan ini sudah berizin OJK, sehingga dijamin keamanannya. Bunga yang ditawarkan relatif lebih kompetitif dibandingkan dibandingkan alternatif pinjaman lainnya.

Proses persetujuan cepat. Pinjaman Anda dapat disetujui dalam lima hari kerja jika syarat-syaratnya sudah terpenuhi. Selain itu, proses pengajuan pinjaman dilakukan secara online, sehingga lebih mudah dijangkau.