Komunikasi Bisnis: Pengertian, Jenis, dan Tips Menerapkannya

Komunikasi bisnis adalah proses bertukar informasi yang dilakukan oleh pihak di dalam entitas atau perusahaan dengan pihak lain diluar perusahaan. Pengertian komunikasi bisnis tidak semata-mata hanya melakukan interaksi verbal, tetapi memiliki tujuan tertentu. Tujuan paling umum yang akan dicapai pada komunikasi bisnis adalah peningkatan kinerja bisnis dan meminimalisir kekeliruan. 

Dalam melakukan komunikasi bisnis, fokus yang dilakukan adalah pada penjabaran ide atau opsi bisnis, pemaparan rencana dan proposal bisnis, pengambilan keputusan tertentu, penentuan rencana penjualan, dan lainnya.

Suksesnya alur kerja yang terorganisir dalam sebuah perusahaan akan sangat dipengaruhi oleh komunikasi bisnis yang terjadi. Komunikasi yang mempengaruhi tersebut bisa merupakan komunikasi intern di dalam perusahaan dan juga komunikasi eksternal seperti komunikasi dengan vendor.

Jenis-jenis Komunikasi Bisnis 

Komunikasi bisnis bisa dibedakan dari alur sumber informasi menuju targetnya. Berikut beberapa jenis komunikasi bisnis yang kerap terjadi di perusahaan.

1. Komunikasi Eksternal 

Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang paling kerap terlihat oleh konsumen, karena alurnya memang berasal dari perusahaan menuju konsumen. Komunikasi eksternal tidak harus dilakukan oleh perusahaan langsung kepada konsumen, melainkan bisa melalui vendor atau mitra. Komunikasi eksternal umumnya dilakukan dengan persiapan yang matang meskipun tidak sesering komunikasi internal. 

2. Komunikasi Internal 

Sederhananya, komunikasi bisnis internal adalah komunikasi bisnis yang dilakukan di dalam lingkup perusahaan. Komunikasi bisnis ini bisa dilakukan secara berkala dan sesering mungkin. Berdasarkan alurnya, komunikasi bisnis internal bisa dibagi lagi menjadi beberapa jenis komunikasi bisnis, yaitu sebagai berikut.

a. Komunikasi Internal Lateral 

Komunikasi bisnis ini menjadi komunikasi bisnis yang paling sering terjadi di Perusahaan. Komunikasi yang dimaksud tidak harus komunikasi langsung, melainkan juga termasuk komunikasi melalui pesan tertulis seperti email. Komunikasi jenis ini bisa terjadi di dalam lingkup ruang dan waktu perusahaan maupun di luar.

b. Komunikasi Internal Atas ke Bawah

Seperti namanya, alur komunikasi bisnis ini berasal dari atasan atau pihak yang lebih tinggi jabatannya kepada pihak yang lebih rendah jawabannya. Komunikasi yang dimaksud bukan merupakan komunikasi basa-basi verbal, melainkan lebih kepada perintah. Oleh karena itu, komunikasi jenis ini lebih sering dilakukan menggunakan bahasa tertulis, seperti melalui memo prosedur operasi. 

c. Komunikasi Internal Bawah ke Atas

Komunikasi bisnis yang terjadi dari karyawan kepada supervisor atau supervisor ke manajer dan sebagainya disebut sebagai komunikasi internal bawah ke atas. Bentuknya akan lebih banyak berupa laporan keuangan, laporan pekerjaan, umpan balik, atau lainnya yang sebelumnya dikirimkan oleh pihak perusahaan. 

Baca Juga: Penjelasan dan Cara Menambah Kemampuan Komunikasi Verbal

Tujuan Penting Komunikasi Bisnis 

Tujuan komunikasi bisnis yang bisa berbeda-beda sesuai ruang lingkup dan sasarannya. Secara umum, tujuan utama komunikasi bisnis adalah sebagai pertukaran informasi, melakukan tindakan persuasif, melakukan kolaborasi, hingga menunjukkan integrasi. 

1. Bertukar Informasi

Salah satu tujuan terpenting dari komunikasi bisnis, terutama komunikasi bisnis eksternal, adalah menyampaikan informasi kepada pihak di luar entitas atau perusahaan dengan tujuan memperoleh feedback. Namun, komunikasi bisnis eksternal tersebut harus dibangun dari komunikasi bisnis internal yang baik di dalam perusahaan. Apabila pertukaran informasi yang ada di dalam perusahaan berjalan baik, maka hal-hal yang perlu dikomunikasikan pada pihak luar juga akan terjadi dengan baik. 

2. Melakukan Tindakan Persuasif 

Persuasif sebagai tujuan mengharuskan komunikasi bisnis berjalan sangat halus, bahkan sebisa mungkin tidak terasa sebagai komunikasi bisnis oleh penerima pesan. Hal ini tidak hanya terjadi pada komunikasi yang dilakukan perusahaan kepada konsumen, tetapi juga ketika dua perusahaan akan melakukan kerjasama. Misalnya, sebuah perusahaan akan melakukan tindakan persuasif tertentu untuk meyakinkan perusahaan lain bahwa visi dan misi yang mereka kerjakan adalah sama.

3. Membangun Kerja Sama atau Kolaborasi 

Kerja sama yang dibentuk berdasarkan komunikasi bisnis bisa berupa kerja sama perusahaan dengan perusahaan atau perusahaan dengan pihak individu. Hasil yang diraih berupa pengembangan usaha atau produk yang dikerjakan oleh perusahaan. Contoh komunikasi bisnis dengan tujuan ini adalah ketika sebuah perusahaan bekerjasama dengan tokoh tertentu sebagai Ambassador. 

4. Membentuk Integrasi 

Komunikasi bisnis internal bertujuan agar seluruh elemen dalam perusahaan dapat terintegrasi. Informasi yang berasal dari atasan tertinggi harus sama ketika sampai di level jabatan terendah.

Fungsi Komunikasi Bisnis 

Komunikasi bisnis tentu memiliki manfaat bagi perusahaan. Beberapa manfaat tersebut ditunjukkan oleh fungsi komunikasi bisnis berikut ini. 

1. Fungsi Informatif 

Dalam kaitannya dengan tujuan komunikasi bisnis untuk bertukar informasi, komunikasi bisnis berfungsi untuk mengefisienkan pekerjaan atau tugas karyawan. Dengan kata lain, komunikasi bisnis bertujuan untuk menjabarkan berbagai hal Informasi seperti tujuan pekerjaan dan prosedur pekerjaan.

2. Fungsi Regulatory 

Di dalam sebuah perusahaan, komunikasi bisnis digunakan juga sebagai sarana untuk mengatur atau mengendalikan sebuah departemen atau bahkan satu badan perusahaan utuh. Bentuk komunikasi sebagai fungsi regulatory umumnya adalah perintah dan permintaan untuk laporan.

3. Fungsi Persuasif

Pada banyak hal fungsi regulatory yg tidak bisa dilakukan, sehingga perlu dilakukan komunikasi bisnis dengan capaian fungsi persuasif. Hal ini dilakukan dengan maksud agar semua pihak dapat menyetujui ide atau gagasan yang akan dilaksanakan.

4. Fungsi Integratif 

Pembagian internal perusahaan menjadi departemen-departemen tertentu akan membuat pemetaan kerja menjadi lebih efektif. Namun, tetap harus dilakukan komunikasi bisnis dengan maksud penyatuan atau pemaduan departemen tersebut. Setiap bagian harus melakukan komunikasi yang baik agar perusahaan dapat melakukan operasi secara utuh. 

Baca Juga: 8 Tips Agar Pendapat Dihargai Lawan Bicara

Berbagai Teknik dalam Komunikasi Bisnis 

Sesuai tujuan atau fungsi komunikasi bisnis tertentu dilakukan, ada beberapa teknik yang bisa dilakukan dalam komunikasi bisnis. Teknik komunikasi bisnis yang tepat akan membuat fungsi dan tujuan komunikasi tersebut dapat tersampaikan dengan jelas. Berikut ini adalah teknik-teknik umum yang dilakukan dalam komunikasi bisnis.

1. Komunikasi Bisnis Verbal 

Seperti dalam prinsip komunikasi secara umum, komunikasi bisnis verbal adalah komunikasi yang menggunakan bahasa lisan. Komunikasi bisnis berbau tidak harus dilakukan secara bertatap muka, melainkan bisa dilakukan menggunakan alat seperti telepon dan pesan suara. 

2. Komunikasi Bisnis Nonverbal 

Meskipun komunikasi non verbal bisa dilakukan sebagai komunikasi langsung, tetap komunikasi bisnis non verbal umumnya dilakukan sebagai pendukung komunikasi bisnis verbal. Beberapa contoh yang merupakan komunikasi bisnis non verbal adalah seperti gestur tubuh mencondongkan badan ke depan, menyilangkan lengan kedua tangan, atau tersenyum setelah mengucapkan sesuatu. 

3. Komunikasi Bisnis Tertulis 

Dalam dunia bisnis, komunikasi tertulis memang lebih kerap digunakan karena memiliki jejak. Apalagi, jika komunikasi yang dilakukan akan menjadi sumber acuan kerja sama atau tindakan tertentu di kemudian hari. Komunikasi ini tidak melulu harus ditulis di atas kertas, tetapi bisa juga dilakukan menggunakan alat elektronik seperti email atau pesan teks.

Tips Menerapkan Komunikasi Bisnis 

Selain memahami teknik komunikasi bisnis yang berbeda-beda sesuai target komunikasi, ada beberapa cara komunikasi bisnis yang bisa dilakukan. Tips untuk melakukan komunikasi bisnis berikut ini adalah tips supaya Anda memiliki kesan profesional ketika menyampaikan pesan bisnis tertentu.

1. Tepat Menggunakan Kalimat Pernyataan dan Pertanyaan 

Melakukan penawaran dalam bentuk pertanyaan bisa menjadi langkah komunikasi yang bijaksana. Akan tetapi, hal tersebut memungkinkan ada penolakan cukup dengan jawaban “tidak”. Oleh karena itu, apabila penawaran yang Anda lakukan bersifat mendesak, gunakan kalimat pernyataan.

Kalimat pernyataan akan memiliki nuansa perintah. Misalnya, ketimbang Anda memberikan kalimat “Maukah Anda melakukan itu?”, silahkan gunakan kalimat “Sebaiknya Anda melakukan itu”. 

2. Berikan Informasi yang Detail dan Bertingkat Waktu 

Menyampaikan komunikasi bisnis yang detail dan memiliki keterangan yang jelas, terutama keterangan waktu, akan membuat perintah atau permohonan menjadi prioritas untuk dikerjakan. 

3. Mengambil Feedback 

Komunikasi bisnis berarti mengatakan dan mendengarkan informasi. Dengan kata lain, setelah Anda mengatakan sesuatu maka juga harus memberikan waktu untuk mendengarkan umpan balik atau feedback. Hal ini penting untuk dilakukan, setidaknya untuk mengetahui apakah informasi yang Anda katakan dapat diterima dengan baik. 

4. Pahami Topik dan Situasi

Anda harus mampu untuk membaca situasi. Cara menyampaikan komunikasi bisnis yang baik akan bergantung pada masalah yang disampaikan dan situasi yang ada. Anda bisa melakukan komunikasi bisnis secara one by one kepada individu tertentu apabila hal tersebut hanya berkaitan dengan satu orang.

Hal tersebut dilakukan untuk menjaga harga diri pihak tertentu. Sebaliknya, Anda bisa menyampaikan komunikasi bisnis dalam acara presentasi, rapat, atau pelatihan jika topik yang harus disampaikan tersebut berkenaan dengan banyak individu di dalam perusahaan.

5. Mengulangi Poin Informasi yang Penting 

Setiap individu memiliki gaya retorika masing-masing. Namun, salah satu gaya komunikasi yang baik untuk ditiru adalah kebiasaan mengulang informasi yang penting ketika komunikasi bisnis dilakukan. Pengulangan beberapa poin yang dibahas dalam komunikasi bisnis dapat mengartikan bahwa hal tersebut harus dilakukan secepatnya atau harus menjadi prioritas utama.

Baca Juga: Feedback adalah: Jenis, Fungsi, dan Cara Menyampaikannya

Mengembangkan Bisnis Menggunakan Dana dari Modal Rakyat 

Membangun perusahaan yang solid dan potensial mengharuskan Anda merekrut sumber daya manusia yang mumpuni, selain tentunya fasilitas yang mendukung. Akan tetapi, hal tersebut dilakukan bukannya tanpa modal sama sekali. Untungnya, Anda bisa mengembangkan sumber daya di dalam perusahaan menggunakan modal dari Modal Rakyat.

Modal Rakyat adalah medium yang mempertemukan pelaku bisnis dengan penyumbang dana terpercaya. Menggunakan kerjasama resmi, transaksi keduanya dapat dilakukan secara legal dan aman. Untuk mengetahui lebih banyak tentang Modal Rakyat, klik link berikut ini.