Fungsi, Ciri-ciri, dan Jenis Kwitansi yang Perlu Anda Tahu

Dalam berbisnis, Anda perlu bertransaksi jual beli. Sebagai tanda bahwa transaksi itu benar-benar terjadi, maka Anda akan membutuhkan kwitansi. Selain sebagai bukti transaksi, kehadiran kwitansi akan membantu Anda dalam menyusun laporan keuangan yang sesuai dengan fakta-fakta yang terjadi di lapangan. 

Masing-masing perusahaan punya format kwitansi yang berbeda. Jadi, tidak harus sama dengan yang pada umumnya. Apa saja komponen di bukti transaksi ini? Anda bisa mengetahuinya lebih jauh dengan mengikuti penjelasan berikut ini.

Baca juga: Punya Gaji Besar Bukan Berarti Bisa YOLO, Ini Alasannya

Pengertian Kwitansi

Tidak hanya di kehidupan sehari-hari, di dalam bisnis pun, Anda akan berhadapan dengan yang namanya kwitansi. Kwitansi adalah bukti transaksi yang menjadi tanda bahwa transaksi telah terjadi.

Bukti ini paling sering ada untuk keperluan produksi, tapi divisi lain dari perusahaan juga bisa menggunakan sesuai dengan transaksi yang dilakukannya.

Tadi sudah disebutkan bahwa keberadaan bukti transaksi ini juga sangat penting karena akan berpengaruh terhadap laporan keuangan yang wajib disusun setiap tahunnya. Untuk itu bukti transaksi ini perlu dijaga dengan baik dan cermat. Perlu ditaruh di tempat khusus yang membuat Anda bisa memeriksanya setiap saat.

Lalu, bukti transaksi ini juga sangat bisa ditambahkan dengan materai. Itu artinya transaksi yang dilakukan akan punya kekuatan hukum.

Ciri-ciri dari kwitansi

Biasanya kwitansi ini bisa Anda temukan di mana-mana. Artinya dijual secara bebas dan ada yang formatnya sama. Hal itu untuk memudahkan siapa saja menggunakannya, tanpa harus membuat bukti transaksi sendiri. Namun, biasanya ada juga perusahaan yang membuat bukti transaksinya sendiri karena beberapa komponen yang harus ditambahkan.

Namun, umumnya kwitansi ini memiliki ciri khas yang tidak bisa diabaikan. Seperti inilah ciri khas dari bukti transaksi itu.

1.  Nomor kwitansi

Nomor ini biasanya dibutuhkan untuk menjadi identifikasi pencatatan yang dilakukan oleh perusahaan dan pihak lain yang melakukan transaksi. Nomornya disesuaikan dengan nomor transaksi yang berlaku di perusahaan yang bersangkutan.

2.  Nama yang menyerahkan uang

Di dalam bukti transaksi ini juga tersedia kolom nama yang menyerahkan uang. Namanya harus ditulis menggunakan nama lengkap, paling aman mengikuti nama di KTP. Apabila mewakili sebuah perusahaan, nama perusahaannya juga jangan lupa dituliskan. 

3.  Jumlah uang dalam angka

Format untuk penulisan jumlah uang ini disesuaikan dengan kaidah bahasa Indonesia yang berlaku agar orang tidak bingung membacanya. Misalnya, dituliskan transaksinya Rp1.000.000.

Apabila transaksi menggunakan dollar Amerika Serikat, maka yang harus dituliskan adalah US$1.000.000.

4.  Jumlah uang dalam kalimat

Jangan lupa untuk menjabarkan jumlah uang itu dengan kalimat. Contohnya satu juta rupiah. Untuk menegaskan atau memperjelas jumlah uang yang ditransaksikan oleh kedua belah pihak.

5.  Tujuan transaksi

Tujuan transaksi jangan lupa dicantumkan menggunakan kalimat singkat dan jelas. Misalnya, pembelian 30 nasi kotak untuk makan siang karyawan.

6.  Tempat dan tanggal transaksi

Format tempat dan tanggal ini bentuknya seperti ketika Anda mengirimkan surat atau ada pada surat resmi pada umumnya. Misalnya tertulis, Bogor, 17 Agustus 2020. Itu artinya transaksi terjadi di Bogor pada tanggal 17 Agustus 2020.

7.  Tanda tangan dan materai

Hal yang tidak boleh terlupakan adalah tanda tangan yang biasanya dibubuhan oleh penerima uang. Biasanya ditambahkan dengan cap perusahaan atau untuk lebih resmi, ditambahkan dengan materai yang berlaku.

Baca juga: Penjelasan Apa Itu Pinjaman Usaha Tanpa Jaminan

Jenis kwitansi

Dalam kegiatan sehari-hari, bukti transaksi ini memiliki jenis yang disesuaikan dengan fungsinya.

1.  Kwitansi bukti pembayaran

Biasanya digunakan untuk transaksi jual beli barang dan digunakan secara umum oleh masyarakat.

2.  Kwitansi bukti serah-terima uang

Bukti transaksi ini yang paling umum digunakan dan formatnya mudah ditemukan. Bisa dilakukan untuk transaksi apa saja, tidak harus jual-beli barang. Di sini akan tertulis siapa yang menyerahkan uang dan pihak yang menerima uang.

3.  Kwitansi bukti transaksi produk

Bukti transaksi ini digunakan khusus dalam pemberian barang nyata. Ditulis jelas tipe barangnya, berapa jumlahnya barangnya, dan berapa total yang harus dibayarkan untuk membeli barang itu.

4.  Kwitansi bukti transfer uang

Bukti transaksi ini biasanya ada untuk transaksi di lembaga perbankan. Bedanya dengan bukti transaksi umum adalah ada pencantuman rekening yang dijadikan sebagai asal atau tujuan transaksi.

Fungsi kwitansi

Fungsi dari bukti transaksi ini adalah sebagai berikut.

1. Memudahkan proses pencatatan yang membutuhkan bukti nyata semua proses transaksi.
2. Sebagai tanda transaksi yang diakui secara sah oleh kedua belah pihak.
3. Menghindari terjadinya manipulasi data dalam proses pencatatan keuangan.

Cara membuat kwitansi

Agar bukti transaksi ini diakui secara sah, jangan pernah membiarkannya kosong dan hanya dibubuhkan tanda tangan saja karena hal itu berbahaya. Anda perlu mengisinya secara lengkap. Ini cara pembuatan bukti transaksi yang lengkap itu.

1. Isi nomor transaksi yang disesuaikan dengan nomor transaksi di perusahaan Anda.
2. Tulis nama orang yang menyerahkan uangnya pada Anda. Tambahkan nama perusahaan apabila orang itu mewakili perusahaan.
3. Tulis jumlah uang dalam bentuk kalimat dengan kaidah yang benar.
4. Tulis tujuan dari transaksi itu secara jelas dan singkat, yang sekali baca orang akan paham transaksi itu untuk apa.
5. Tulis jumlah uang dalam angka yang jelas.
6. Jangan lupa tulis tempat dan tanggal yang menunjukkan waktu dan tempat terjadinya transaksi. Di bawahnya ada tanda tangan yang ditambahkan dengan nama si penerima uang. Bisa ditambahkan materai sesuai dengan kebutuhan.

Mewujudkan Mimpi Membangun UMKM Bersama dengan Modal Rakyat

Anda pelaku UMKM bisa membuat bisnis Anda jadi lebih besar dengan mengajukan pinjaman modal di P2P Lending Modal Rakyat. Modal Rakyat akan mempertemukan Anda dengan investor yang bersedia menyalurkan dana untuk Anda. Anda dapat melakukan pengajuan pinjaman sebesar Rp500 ribu hingga Rp2 miliar, disesuaikan dengan kebutuhan.

Jangan khawatir soal bunga karena akan disesuaikan dengan risiko usaha Anda. Proses pengajuan pinjaman termasuk mudah karena bisa melalui online. Modal Rakyat juga sudah mendapatkan izin dari OJK, jadi terpercaya dan aman. Anda bisa memulai pengajuan pinjaman dengan berkunjung ke halaman berikut ini.