Pentingnya Manajemen Data untuk Kesuksesan Perusahaan

Untuk bisnis, data adalah aset penting yang perlu dijaga. Keputusan-keputusan yang diambil dalam bisnis sangat bergantung pada data yang sudah dikumpulkan. Penggunaan data pun tidak terikat dengan waktu, bisa digunakan kapan saja selama perusahaan membutuhkannya. Untuk itu perusahaan melakukan manajemen data.

Manajemen data diperlukan untuk pengumpulan data yang sesuai dengan tujuan perusahaan, sehingga pengelolaannya bisa optimal. Untuk itu di sini akan dijelaskan pengertian manajemen data, fungsi, sistem, dan langkah untuk melakukannya.

Baca juga: Menerapkan Creative Thinking untuk Inovasi Baru

Pengertian Manajemen Data

Manajemen data atau data management merupakan kegiatan untuk mengelola data secara benar, sehingga mudah digunakan untuk segala kepentingan yang berkaitan dengan bisnis perusahaan.

Data management membuat perusahaan bisa menerima data secara aktual, sekaligus menjaganya agar tidak bisa disalahgunakan oleh orang yang tidak punya kepentingan dengannya.

Kegiatan data management ini sangat populer di zaman serba canggih sekarang. Alasannya karena perusahaan menerima data itu ketika pelanggan menggunakan jasa mereka. Contohnya, ketika Anda menjadi pengguna aplikasi tertentu, Anda akan diminta untuk mengisi data dari email, nama, alamat, dan lainnya.

Setelah menerimanya, perusahaan memang bisa memanfaatkan data sesuai dengan kepentingannya. Namun, perusahaan juga punya tanggung jawab untuk menjaga agar data itu tidak bocor ke luar. Untuk itulah kegiatan ini memerlukan teknologi canggih dan sumber daya yang memiliki pengetahuan di penggunaan teknologi paling kini.

Hal itu karena data yang disimpan dan dikelola tidak sedikit, sehingga data management pun diperlukan untuk mengambil data serta menyimpannya dengan rapi.

Fungsi Manajemen Data

Ada banyak hal yang dapat perusahaan raih ketika melakukan data management secara benar. Ini penjelasannya.

1. Mengumpulkan data

Data yang telah masuk ke perusahaan, akan dikumpulkan di sistem yang sudah perusahaan sediakan dalam satu tempat. Data ini tersimpan rapi dan bisa mengakses data kapan saja ketika memang perusahaan membutuhkannya.

2. Pemeliharaan data

Sistem yang dimiliki perusahaan memiliki batasan muatan tertentu. Data yang dikumpulkan perusahaan termasuk besar, tapi apabila terlalu besar dan sistem penyimpanan data terbatas, maka perusahaan perlu melakukan pemeliharaan data.

Perusahaan perlu memilih data yang tidak digunakan di masa nanti dan menghapusnya. Dengan begitu sistem perusahaan tetap bisa menyimpan data lama yang diperlukan dan data baru ditambahkan juga di sana.

Atau bisa juga dengan menambah kapasitas penyimpanan apabila budget-nya memang tersedia.

3. Integritas data

Data bisa disambungkan dengan elemen lain untuk proses pengecekan keakuratan dan pengaturan data yang lebih mudah.

4. Mengamankan data

Data perlu memiliki proteksi yang bagus agar hanya bisa diakses oleh orang-orang yang punya kepentingan. Termasuk di dalamnya untuk menjaga data agar tidak bocor, seperti kejadian yang terjadi sekarang-sekarang ini.

Mengamankan data memang membutuhkan teknologi yang mumpuni. Oleh karena itu, teknologi keamanan ini akan selalu dikembangkan, mengingat kebocoran data bisa saja terus terjadi.

Sistem Manajemen Data

Ada berbagai sistem data management yang dapat diandalkan oleh perusahaan. Masing-masing punya kelebihan yang tentu berguna untuk perusahaan. Ini penjelasannya.

1. Analisis data

Anda pasti pernah mendengar posisi data analyst, mereka adalah tenaga kerja yang bertugas menganalisis data. Aktivitas ini bertujuan untuk mengubah data menjadi kesimpulan yang mudah dipahami dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Contoh mudahnya adalah mendapatkan informasi semua produk yang paling banyak dicari di situs web perusahaan.

2. Big data management

Revolusi industri 4.0 berkaitan dengan big data yang punya peran besar bagi kehidupan masyarakat dunia. Anda pasti juga sudah tidak asing dengan big data.

Sesuai dengan namanya, saat ini perusahaan menyimpan data yang besar untuk keperluannya. Data ini tentu membutuhkan kapasitas yang besar pula agar bisa diakses secara cepat. Semua data itu diolah di data warehouse.  

Contoh teknologi yang muncul karena adanya big data ini adalah bisnis OTT Netflix yang mampu menyediakan ribuan judul film, series, dokumenter, dan lainnya yang bisa diakses oleh pelanggan yang sudah membayar biaya langganan.

3. Database management system

Atau disingkat dengan DBMS adalah sistem yang membuat penyimpanan jadi lebih rapi. Bentuk sistemnya seperti lemari yang memiliki kolom dan baris untuk menyimpan beberapa data sekaligus. Kolom dan baris yang dimilikinya sangat banyak hingga mampu menampung data-data itu.

4. Integrasi data

Data yang disimpan perusahaan ada berbagai macam jenisnya, sehingga perusahaan perlu memiliki teknologi khusus untuk mengintegrasi data. Hasil dari integrasi itu pun membuat data jadi lebih mudah diakses dan dipahami.

Tantangan Manajemen Data

Aktivitas manajemen data memang bukan hal yang mudah. Perusahaan membutuhkan proses yang panjang untuk mengaturnya, budget khusus, dan sumber daya manusia yang memang ahli di dalamnya. Ini adalah tantangan yang akan Anda hadapi pada data management.

1. Transfer data yang punya jam sibuk

Di waktu tertentu, transfer data bisa mengalami kesibukan. Misalnya, ketika di hari spesial tertentu perusahaan mengadakan diskon besar-besaran yang membuat banyak pesanan masuk. Hal itu bisa membuat sistem data menjadi lebih lambat atau benar-benar mati karena tidak mampu menampung beban berat.

Perusahaan perlu menjaga sistem database agar selalu siap menampung perpindahan data, terutama ketika jam sibuk berlangsung. Beruntungnya, jam sibuk ini biasanya selalu bisa diprediksi di awal.

2. Banyaknya data yang perlu diatur

Data yang dimiliki perusahaan itu jumlahnya sangat banyak. Perusahaan perlu mengetahui secara jelas berapa data itu.

Jenis data pun bermacam-macam seperti teks, foto, dan lainnya. Perusahaan membutuhkan teknologi penyimpanan yang dapat menyimpan data-data itu secara teratur.

3. Aturan yang berubah

Ada aturan yang perlu perusahaan patuhi untuk mengatur data ini. Apabila tidak mematuhinya, tentu ada konsekuensi yang perusahaan dapatkan.

Untuk itu perusahaan perlu memantau aturan terkait data tersebut. Setelah itu, menyesuaikan dengan kebijakan pengelolaan data yang berlaku di perusahaan sendiri. Penyesuaian ini juga membutuhkan waktu dan adaptasi.

4. Tidak menentukan tujuan penggunaan data

Kesalahan bisa terjadi apabila perusahaan tidak menentukan tujuan penggunaan data. Data yang masuk disimpan begitu saja, sampai membuat penuh sistem. Dari data yang didiamkan itu perusahaan tidak akan mendapatkan apa-apa.

Perusahaan perlu tahu tujuan pengumpulan data sejak awal, sehingga nantinya akan mudah mengatur data sesuai dengan yang diperlukan.

Ketika ada data yang tidak diperlukan lagi, bisa dihapus. Ruangan kosong dalam sistem pun dapat dimanfaatkan untuk data yang memang benar-benar dibutuhkan.

5. Beradaptasi dengan teknologi

Teknologi adalah bidang yang akan selalu mengalami pembaruan. Ini yang membuat perusahaan perlu memperbarui kemampuan sumber dayanya supaya bisa memahami dan mengoperasikan teknologi manajemen data itu.

Perusahaan perlu mempersiapkan budget untuk membantu sumber dayanya ikut pelatihan supaya bisa mahir mengoperasikan teknologi itu. Perusahaan harus siap dengan hal ini. Tidak mungkin menyuruh sumber daya belajar sendiri karena sumber daya perusahaan juga membutuhkan ilmu dari orang ahlinya secara langsung.

Langkah Melakukan Manajemen Data

Perusahaan perlu melakukan langkah-langkah berikut untuk memiliki manajemen data yang optimal. Begini penjelasannya.

1. Menentukan tujuan penggunaan data

Sebelum mengumpulkan data, hal yang perlu ditetapkan di awal adalah tujuan penggunaan data. Dengan cara ini, perusahaan akan mampu memilah data yang sesuai dengan keperluannya. Perusahaan pun jadi memiliki kerja yang lebih efisien dalam data management.

2. Jangan lupakan data science environment

Dengan adanya sistem ini, perusahaan akan tahu cara bagaimana data dikelola tanpa ribet. Data milik perusahaan akan diolah sesuai dengan model keinginan perusahaan. Menguji hipotesis pun tinggal menggunakan tools khusus yang sudah tersedia. Semuanya perlu diintegrasikan dengan baik.

3. Menggunakan teknologi otomatis

Teknologi otomatis ini dapat mengganti kerja manual tenaga kerja perusahaan. Dengan begitu, tenaga kerja tidak perlu melakukan pemantauan selama 24 jam. Penggunaan teknologi otomatis ini juga membuat sistem manajemen data berjalan sesuai dengan rencana. Caranya adalah dengan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan machine learning.

4. Mengikuti syarat kepatuhan

Untuk menjamin data management selalu aman, perusahaan perlu selalu mengikuti syarat kepatuhan yang berlaku di Indonesia atau di dunia. Perusahaan perlu memantau pembaruan aturan dengan baik.

5. Menggunakan query layer

Penggunaan query layer akan memudahkan perusahaan dalam menyimpan data yang ada berbagai macam jenis. Sistem ini membuat tenaga kerja bisa mencari data dengan mudah tanpa tahu basis data berlokasi di mana.

Baca juga: Raih Karier Cemerlang dengan Kemampuan Analytical Thinking

Seperti itulah penjelasan mengenai manajemen data. Intinya, data management akan mudah Anda lakukan selama Anda memiliki teknologi yang mendukung dan sumber daya yang memadai. Selain itu, teknologi ini tentu akan berkembang, jadi Anda perlu memantaunya untuk melakukan pembaruan.

Pelaku UMKM Punya Kesempatan untuk Mengembangkan Bisnis dengan Pendanaan di Modal Rakyat

Pelaku UMKM yang ingin meningkatkan kinerja bisnisnya secara signifikan, tapi terkendala modal, dapat mengajukan pinjaman di Modal Rakyat. P2P Lending Modal Rakyat akan mempertemukan Anda dengan pendana yang bersedia meminjamkan dana untuk Anda. Anda boleh mengajukan pinjaman Rp500 ribu sampai Rp2 miliar.

Tidak perlu mencemaskan besaran bunga karena bunga yang dibebankan pada Anda akan disesuaikan dengan risiko usaha. Proses pengajuan pinjaman termasuk mudah karena bisa dilakukan secara online, oleh karena itu prosesnya cenderung cepat. Modal Rakyat juga sudah memperoleh izin dari OJK, jadi aman dan terpercaya.

Anda bisa memulai pengajuan pinjaman dengan berkunjung ke tautan ini.