Menjadi Staff AR Financing, Ini Tugas dan Tanggung Jawabnya

Dalam dunia keuangan atau akunting Anda mengenal AR financing, yakni jenis pembiayaan bagi perusahaan untuk mendukung aktivitas usaha. Di balik itu semua, jangan lupa bahwa ada orang-orang yang berperan dalam mengurus finance tersebut.

Mereka adalah staff account receivable atau biasa disingkat dengan AR, staff AR adalah posisi penting dalam suatu perusahaan karena menangani permasalahan keuangan. Berikut ini adalah beberapa tugas serta tanggung jawab staff AR.

Melakukan Pencatatan Transaksi Penjualan Secara Teliti

Tugas seorang staff AR financing yang pertama adalah selalu mencatat semua transaksi penjualan secara teliti. Tidak hanya itu, staff ini juga harus melakukannya secara terstruktur, sistematis, teratur, serta rapi pastinya.

Hal ini bertujuan agar semua catatan transaksi penjualan terekam dengan baik dan dapat dimonitor secara mudah. Salah satu skill yang juga wajib dimiliki staff account receivable adalah ketelitian serta kehati-hatian. 

Semua transaksi perlu dicatat dengan hati-hati dan detail sehingga tidak ada kesalahan sekecil apapun. Karena kesalahan kecil saja dapat berpengaruh terhadap catatan transaksi lainnya, alhasil tugasnya menjadi semakin berat. 

Di samping itu, staff AR financing juga perlu melakukan pengecekan pada setiap pencatatan transaksi penjualan. Pemeriksaan juga diperlukan pada tiap-tiap penagihan sehingga sikap teliti, sabar, serta cermat benar-benar dibutuhkan.

Dengan melakukan monitor terhadap pencatatan, penagihan, hingga penerimaan secara cermat dan teliti, staff account receivable dapat melakukan analisa maupun saran. Nantinya saran serta analisa tersebut dipakai untuk memperbaiki kinerja perusahaan.

Mengawasi Keseimbangan Arus Kas Serta Piutang Usaha

Tugas dan tanggung jawab lain dari staff AR financing adalah mengontrol sekaligus melakukan update terhadap posisi arus kas. Jika bekerja di posisi ini, Anda perlu memeriksa apakah arus kas perusahaan berjalan dengan baik dan stabil.

Posisi cash flow ini bisa dilihat dari jumlah penagihan berhasil serta tunggakan dari customer. Apabila terjadi ketidakseimbangan maka perlu tindakan serta rekomendasi lebih lanjut. 

Biasanya setiap perusahaan memiliki kebijakan waktu pembaruan informasi arus kas berbeda-beda. Jadi Anda perlu mengetahui kapan harus menuntaskan tugas ini sehingga pekerjaan lain juga dapat tertangani dengan tepat waktu.

Baca juga: Simak Cara Mitigasi Risiko di Modal Rakyat

Staff AR Financing Bertugas Menangani Piutang Bermasalah

Tidak menutup kemungkinan piutang perusahaan Anda bermasalah, misalnya terjadi tunggakan hingga berlangsung beberapa bulan atau bahkan gagal bayar. Jika terdapat kasus seperti ini, peran staff account receivable diperlukan untuk menanganinya.

Pengurusan piutang perusahaan terkadang memang belum tentu dapat diselesaikan secara tuntas dan terbayarkan seratus persen. Akan tetapi, dengan perlakukan secara teliti, ada kesempatan permasalahan tersebut dapat menemui jalan penyelesaian.

Melakukan Pengecekan Tagihan Serta Mengalokasikannya

Tugas staff AR financing lainnya yaitu mengecek tagihan dari customer. Pengecekan ini berkaitan dengan apakah tagihan dari customer tersebut sudah terealisasi dengan baik atau justru sebaliknya. 

Selain itu, posisi ini juga bertanggung jawab dalam mengalokasikan tagihan dari pelanggan tersebut. Periksa kembali apakah customer memahami apa tanggung jawab serta kewajibannya pada perusahaan, sehingga proses penagihan bisa berjalan lancar. 

Melakukan Rekonsiliasi Piutang serta Audit Langsung

Usahakan agar petugas AR financing di perusahaan Anda mampu menyusun penyesuaian data alias rekonsiliasi. Penyesuaian data ini berdasarkan data yang berasal dari buku besar serta data aktualnya.

Setelah dilakukan pengecekan, jika kondisinya seimbang maka idealnya posisi penagihan piutang seimbang atau disebut account receivable balance. Akan tetapi kondisi ideal ini tidak selalu ditemui di lapangan.

Maka dari itu, jika perlu staff AR financing juga dapat melakukan audit langsung dan turun ke lapangan untuk melakukan berbagai pengecekan. Pengecekan ini terkait dengan kebenaran faktur bahkan hingga melakukan penagihan. 

Mengawasi Limit Kredit Pelanggan dengan Benar

Tanggung jawab lain yang juga dimiliki oleh staff account receivable adalah mengawasi limit kredit pelanggan. Terkadang staff sales yang menangani customer langsung justru tidak ingat berapa limit kredit masing-masing customer. 

Nah, disini staff AR financing berperan dalam memeriksa limit kredit dari para pelanggan tersebut. Banyaknya faktur kredit perusahaan juga perlu didokumentasikan dengan baik dan rapi agar mudah saat hendak memeriksanya.

Baca juga: Kartini Masa Kini: Turning Problems into Opportunities

Skill yang Harus Dimiliki oleh Staff AR

Berikut ini adalah beberapa skill serta sikap yang harus dimiliki dan juga diimplementasikan oleh seorang staff account receivable agar pekerjaannya dapat tertangani secara optimal. 

Mampu Menganalisis Data

Seseorang akan sulit menjadi staff AR financing apabila tidak memiliki kemampuan ini. Skill dalam menganalisis data adalah salah satu kemampuan serta keterampilan utama bagi pegawai account receivable maupun akuntan secara umum.

Tanpa kemampuan ini, Anda akan kesulitan memeriksa banyaknya data-data serta menemukan penyelesaian jika terdapat permasalahan saat menanganinya. Nah, jika ingin menjadi akuntan handal, kemampuan ini wajib dimiliki.

Skill Berhitung

Bekerja sebagai tim account receivable tentunya membuat Anda tidak jauh dari angka dan berbagai perhitungan. Maka dari itu, skill dalam berhitung sudah barang tentu menjadi kemampuan yang wajib dimiliki.

Cermat dan Teliti

Sikap dan karakter yang perlu dimiliki serta diaplikasikan saat bekerja sebagai staff AR financing adalah cermat dan teliti. Kedua sikap tersebut sangat diperlukan saat Anda menangani banyaknya data transaksi maupun tagihan pelanggan.

Bayangkan jika kecermatan dan ketelitian tidak diterapkan dalam pekerjaan sebagai AR. Maka pekerjaan yang Anda tangani kemungkinan tidak bisa maksimal bahkan justru menambah kesulitan. 

Paham dengan Bisnis

Sebagian bagian dari praktisi akuntansi, petugas account receivable bekerja dalam lingkup perusahaan yang kegiatannya seputar bisnis. Maka dari itu, perlu juga memahami prinsip-prinsip dalam berbisnis.

Setiap pekerjaan memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, begitu juga dengan staff AR. AR financing adalah salah satu kunci suksesnya pengelolaan keuangan perusahaan Anda.