Apa itu Minutes of Meeting dan Fungsinya dalam Rapat

Minutes of meeting merupakan hal yang penting Anda perhatikan saat rapat. Minutes of meeting perlu ada untuk melengkapi meeting. Anda yang sering mengikuti meeting, pasti sudah cukup mengenal hal itu.

Namun, sebenarnya apa saja yang diperlukan ada pada minute of meeting ini? Apa saja fungsi darinya? Di sini Anda akan lebih mengenalnya.

Baca juga: Coworking Space, Tempat Kerja Kekinian Favorit Para Milenial

Apa itu Minutes of Meeting?

Kita bisa menyebut nama lainnya sebagai notulen atau bisa juga disingkat dengan sebutan MOM. Minutes of meeting adalah catatan yang dibuat mendetail mengenai apa saja hal yang dibicarakan selama meeting berlangsung.

Di setiap meeting biasanya ada seseorang yang ditugaskan untuk mencatatnya. Orang ini harus dipastikan ahli dalam mencatat hasil rapat secara cepat dan mampu merangkum seluruh hal yang dibicarakan pada meeting.

Catatan ini nantinya akan dikirimkan pada seluruh peserta meeting, termasuk petinggi perusahaan di mana Anda bekerja. Untuk itulah MOM perlu dicatat dengan benar.

Biasanya catatan ini berisi tujuan dari meeting, apa saja ide yang muncul dalam meeting, kemudian ditutup dengan kesimpulan.

Anda yang ditugaskan mencatat, harus mampu mengikuti jalannya rapat dengan baik. Pekerjaan ini akan sulit dipraktikkan  jika belum terbiasa karena terkadang Anda bisa saja mengantuk di tengah rapat atau pikiran Anda melayang entah ke mana. Untuk itu, selama jalannya rapat di ruang meeting, Anda harus fokus.

Fungsi dari Minutes of Meeting

Sebenarnya apa tujuan dari ditulisnya MOM ini? Jawabannya sebenarnya sangat sederhana, yaitu menjadi catatan pengingat untuk para peserta rapat.

Setelah keluar dari ruang rapat dan kembali ke ruangan kantor masing-masing, setiap peserta biasanya akan disibukkan dengan kegiatan lain. Itulah yang bisa saja membuat mereka kelupaan dengan isi meeting yang sebelumnya diikuti. Mengingat hasil meeting perlu dilakukan karena akan menjadi petunjuk aktivitas pekerjaan selanjutnya.

Untuk itulah diperlukan adanya MOM untuk membantu para peserta meeting mengingat apa saja hal yang dibicarakan selama sesi meeting tadi.

Jenis Minutes of Meeting

Ada beberapa jenis MOM yang bisa Anda susun tergantung dengan jenis meeting-nya. Seperti ini penjelasannya.

1. MOM untuk rapat resmi

Meeting resmi biasanya melibatkan orang-orang penting, seperti petinggi perusahaan atau pemilik saham. Contohnya adalah seperti rapat umum pemegang saham, rapat tahunan perusahaan, dan lainnya.

Catatan yang harus dipersiapkan tentunya menggunakan bahasa Indonesia yang benar dan catatan perlu dibuat lebih lengkap. Tidak mengherankan yang ditugaskan untuk mencatat biasanya lebih dari satu orang.

2. MOM untuk rapat biasa

Rapat ini biasanya diadakan secara harian dan sering Anda ikuti juga. Biasanya Anda bisa lebih santai dalam mempersiapkan catatan untuk jenis meeting ini.

Namun, Anda tetap harus mencatat menggunakan bahasa yang benar dan mudah dipahami oleh anggota rapat.

Tips Menyusun Minutes of Meeting

Sebenarnya cara untuk membuat MOM masing-masing perusahaan bisa berbeda. Anda dapat menyesuaikannya dengan kebijakan di perusahaan Anda.

Namun, umumnya MOM bisa dilakukan dengan langkah-langkah berikut ini.

1. Sebelum meeting

Anda perlu mempersiapkan media untuk menyusun catatan. Medianya bisa dengan buku catatan dan pulpen dan gadget yang Anda miliki.

Jika Anda lebih nyaman mencatat dengan menggunakan laptop juga bisa. Biasanya mencatat langsung di laptop membuat Anda lebih cepat mengirimkan catatan ke seluruh peserta.

Selain itu, Anda perlu juga mencatat nama seluruh peserta meeting. Ini menjadi petunjuk untuk Anda karena nanti harus mengirimkan MOM ke email para peserta. Jangan sampai ada yang terlewat karena mereka juga pasti akan membutuhkan catatan itu.

Apabila kantor Anda punya sistem email yang bagus, dengan fitur yang memudahkan pencarian email hanya mengandalkan nama, Anda tidak perlu lagi menanyakan email mereka. Sebaliknya, Anda perlu menanyakan email mereka apabila kantor Anda tidak punya sistem email seperti itu.

Jika Anda meeting dengan perusahaan lain, Anda bisa menanyakan alamat email mereka untuk proses pengiriman catatan. Catat juga nama-nama peserta meeting dari perusahaan lain dan pemimpin rapat.

Hal yang bisa Anda persiapkan selanjutnya adalah mengetahui meeting agenda saat itu. Biasanya akan disampaikan di awal oleh pemimpin rapat. Apabila tidak disampaikan, Anda perlu menanyakannya terlebih dulu pada pemimpin rapat.

2. Saat meeting berlangsung

Ketika rapat sedang berlangsung, Anda akan disibukkan dengan proses mencatat. Supaya Anda bisa mencatat dengan lancar, Anda tidak perlu mencatat semua hal yang disampaikan peserta rapat. Anda hanya perlu mencatat ringkasan dari pembahasan-pembahasan itu dengan tidak meninggalkan poin penting.

Jangan lupa untuk menambahkan nama mereka yang memberikan ide selama meeting.

Untuk membantu Anda, Anda bisa juga merekam meeting itu dengan menggunakan perekam suara.

3. Setelah meeting

Sesudah meeting, Anda perlu merapikan lagi catatan yang sudah Anda susun. Biasanya karena terlalu cepat, ada beberapa kata yang salah ketik. Anda perlu membetulkan kesalahan-kesalahan dalam ketikan itu.

Apabila ada kalimat yang tidak enak dibaca, Anda juga bisa membetulkannya. Minutes of meeting tidak perlu menggunakan bahasa yang rumit. Dengan kosakata yang sederhana dan rapi, peserta juga akan lebih cepat mengerti.

Jangan lupa menambahkan date and time meeting untuk memudahkan Anda mengidentifikasi rapat tersebut.

Setelah dirapikan, Anda perlu membaca catatannya sekali lagi untuk menemukan apakah masih ada kekurangan atau tidak.

Setelah itu, Anda bisa mengirimkan hasil catatan ke email seluruh peserta. Atau Anda bisa membagikannya lewat Google Docs yang bisa diakses bersama.

Kemudian, Anda perlu mengabarkan di grup perusahaan bahwa Anda sudah mengirimkan email berisi hasil MOM. Hal ini untuk pengingat bagi peserta.

Baca juga: Ada 6 Tipe Pemimpin Rapat, Anda yang Mana?

Seperti itulah penjelasan mengenai minutes of meeting. Sebenarnya penyusunannya tidak begitu sulit selama Anda bisa fokus dan mampu mencatat pembicaraan yang panjang dengan kalimat yang lebih sederhana dan singkat. Tips-tips di atas dapat Anda jalankan di aktivitas kerja Anda. Semoga bermanfaat.

Bantu UMKM Berkembang dengan Menjadi Pendana di P2P Lending Modal Rakyat

Ayo bantu pemilik usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) untuk mendapatkan modal usaha dan raih keuntungannya.

Dengan modal mulai Rp25.000 saja Anda sudah bisa memberikan akses pinjaman modal bisnis untuk UMKM di Indonesia melalui Modal Rakyat. Selain itu, Anda bisa mendapatkan imbal hasil hingga 18% per tahun.

Gunakan kode promo BLOG25 dan mendapatkan saldo gratis Rp25.000 untuk mulai mendanai. Hubungi customer service kami melalui email di cs@modalrakyat.id  untuk mengetahui syaratnya lebih lanjut. Follow Instagram Modal Rakyat di @modalrakyatid untuk mendapatkan update terbaru dari kami.