Nota Kredit: Pengertian, Tujuan, Manfaat, dan Unsurnya

Segala transaksi bisnis yang ada pada perusahaan harus dicatat karena akan dimasukkan ke laporan keuangan. Salah satu bukti transaksi disimpan perusahaan merupakan nota kredit.

Anda mungkin masih belum mengenal dengan baik nota kredit ini. Di sini akan dibahas mengenai nota kredit mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, dan unsur yang hadir di dalamnya.

Baca juga: 10 Tips Berbisnis yang Akan Membantu Anda Sukses

Apa itu Nota Kredit?

Pengertian nota kredit, yaitu berkas yang dikeluarkan oleh penjual akibat terjadi pengurangan piutang usaha. 

Pengurangan bisa terjadi karena adanya penurunan harga dari produk atau ditemukannya cacat pada produk. Supaya tidak mengecewakan pembeli, penjual harus bersedia barang jualannya dikembalikan sebagian atau seluruhnya.

Berkas nota kredit, termasuk berkas resmi perusahaan, jadi perlu diperhatikan. Pihak penjual akan menandatangani berkas ini sebelum memastikan bahwa bukti produknya mengalami penurunan harga atau bermasalah di kualitas barang dari pembeli. Misalnya, ketika pengiriman barang ada produk yang rusak.

Bagaimana cara pembeli memberi tahu ada perubahan untuk harga piutang? Pembeli bisa memberikan bukti secara langsung, dan nanti akan ditambahkan dengan pengiriman nota debit. Berkas ini akan dibuat dua rangkap karena termasuk dokumen penting.

Nota kredit atau dikenal juga dengan credit note tidak dikeluarkan begitu saja. Hal ini biasanya bisa terjadi karena sebelumnya memang sudah ada kesepakatan. 

Misalnya, sejak awal penjual dan pembeli bersepakat apabila ada barang yang cacat atau penurunan harga bisa dilakukan pengembalian barang dagangan. Dengan begitu, tidak akan ada yang merasa ditipu atau dirugikan.

Nota kredit juga biasanya dibuat rangkap dua. Lembar pertama dokumen asli akan disimpan pembeli, sedangkan rangkap kedua yang bagian salinannya disimpan penjual untuk bukti transaksi yang mengalami perubahan.

Tujuan Nota Kredit

Membuat nota kredit akan membuat perjalanan bisnis Anda menjadi mudah. Ini tujuan spesifik dari credit note yang akan Anda butuhkan selama berbisnis.

1. Credit note digunakan untuk memperbaiki kesalahan yang sangat mungkin terjadi dalam proses berbisnis. Jadi, Anda jangan takut membuat kesalahan yang tidak disengaja, selama menyediakan solusi yang pas untuk mengatasi hal itu.
2. Apabila suatu saat nanti ada masalah yang terjadi antara penjual dan pembeli terkait retur barang, bisa dibuktikan dengan credit note ini sebagai penyelesaian masalah yang sudah disepakati.
3. Sebagai salah satu komponen laporan keuangan yang wajib disusun setiap tahunnya oleh setiap bisnis. Credit note akan menjadi bukti yang akurat juga untuk laporan.
4. Bisa juga menjadi bukti tanggung jawab atas transaksi penjual dan pembeli.

Manfaat Credit Note

Pebisnis wajib paham tentang credit note karena ada manfaat yang akan Anda dapatkan. Ini penjelasannya.

1. Meminimalisir kesalahan dalam bisnis

Anda mungkin sudah melakukan perencanaan sebagus mungkin, tapi ada saja kesalahan tidak sengaja yang terjadi.

Anda jangan panik dulu karena setiap kesalahan di bisnis ada solusinya. Salah satunya adalah dengan kehadiran credit note.

2. Menjaga hubungan penjual dan pembeli

Kehadiran credit note juga bisa membuat hubungan penjual dan pembeli tetap baik walaupun pada awalnya sempat terjadi konflik.

Alasannya karena credit note hadir sebagai solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah pada bisnis. 

Kepercayaan pembeli pun akan tetap ada pada penjual. Sangat mungkin pembeli akan memesan kembali produk Anda, walaupun sebelumnya sempat ada masalah pada produk.

3. Memudahkan penyusunan laporan keuangan

Keuntungan untuk bagian internal usaha Anda, credit note akan memudahkan Anda menyusun laporan keuangan secara tepat.

Pasalnya segala transaksi yang hadir pada bisnis harus benar-benar dicatat. Tidak boleh ada yang dilewatkan.

Apabila terjadi perubahan dalam transaksi, credit note akan membantu Anda dalam mengidentifikasi perubahan itu secara cepat.

4. Menunjukkan bahwa Anda pebisnis yang bertanggung jawab

Kehadiran credit note juga menjadi bukti bahwa Anda adalah pebisnis yang tidak melepaskan tanggung jawab.

Walaupun keuntungan Anda menurun karena ada kesalahan teknis, tidak menutup kemungkinan nanti keuntungan akan naik dikarenakan semakin banyak konsumen yang percaya pada bisnis Anda.

5. Menghindari konflik

Anda sudah cukup sibuk dengan kegiatan bisnis. Usahakan menghindari konflik yang membuat bisnis Anda jadi tersendat.

Credit note akan membantu Anda terhindar dari konflik berkepanjangan. Credit note adalah solusi yang bisa membantu Anda menyelesaikan masalah dengan mudah.

Apalagi jika Anda mendistribusikan produk ke berbagai lokasi, tidak ada salahnya menyediakan fasilitas credit note untuk menjaga bisnis Anda.

Unsur di Dalam Credit Note

Isi credit note yang bisa Anda gunakan itu terserah Anda, tapi unsur credit note biasanya tidak jauh dari hal-hal di bawah ini.

1. Nomor pesanan

Unsur satu ini diharuskan ada pada credit note. Penjual akan mudah mengidentifikasi pesanan dengan hadirnya nomor pesanan.

Nomor ini juga membuktikan bahwa pesanan ini memang pernah diproses sebelumnya. Apabila nomor pesanan tidak dicantumkan, akan sulit menemukan pesanan secara tepat. Ini akan menghambat proses retur juga.

2. Informasi produk

Di dalam credit score ada informasi produk yang perlu dicantumkan supaya lebih spesifik. Misalnya, berapa jumlah dan harga produk yang dipesan sebelumnya. 

Informasi ini harus sesuai dengan isi data yang tercantum pada nomor pemesanan.

3. Tanggal transaksi

Tanggal transaksi juga perlu diketahui untuk melakukan catatan pembetulan pada laporan keuangan. Biasanya, hal ini juga mudah terdeteksi lewat nomor pemesanan.

4. Alamat pengiriman

Alamat pengiriman ini terdiri dari alamat penjual dan pembeli. Masing-masing harus dicantumkan secara jelas.

5. Ketentuan pembayaran

Unsur credit note yang tidak boleh diabaikan adalah bagaimana kesepakatan pembayaran yang sudah dibuat sebelumnya.

Apabila mengharuskan retur, berapa jumlah biaya yang bisa dikembalikan oleh penjual, apakah seluruhnya atau sebagian biaya sajja.

Hal ini sebenarnya sudah ditetapkan di awal perjanjian transaksi, tapi harus dimunculkan juga di credit note sebagai pengingat bahwa kesepakatan itu memang sudah ada sebelumnya.

Baca juga: 8 Faktor yang Mempengaruhi Permintaan dan Penawaran

Membuat credit note sebenarnya tidak rumit asalkan disesuaikan dengan kemampuan perusahaan dan diskusi yang sudah dilakukan bersama dengan pelanggan. Manfaatnya sudah cukup jelas, jadi sebaiknya Anda sediakan untuk bisnis.

Ingin Mengajukan Pinjaman di Platform yang Aman? Modal Rakyat adalah Pilihan Tepat

Pelaku UMKM yang membutuhkan pinjaman dana dari platform yang aman bisa mengandalkan Modal Rakyat yang sudah berpredikat legal dari OJK.

Di Modal Rakyat Anda bisa mengajukan dana Rp500 ribu, sampai ke modal besar Rp2 miliar. Bunga yang dibebankan pun kompetitif.

Unduh aplikasi Modal Rakyat secara gratis atau Anda bisa langsung berkunjung ke laman Modal Rakyat untuk informasi selengkapnya.