Fungsi dan Perbedaan Invoice, Nota, Kuitansi, Bon, Faktur

Bagi Anda yang masih awam, mungkin menganggap invoice, nota, kuitansi, bon, dan faktur adalah dokumen yang sama. Bahkan banyak orang yang membuang begitu saja dokumen tersebut tanpa mengeceknya kembali.

Namun masing-masing dokumen tersebut memiliki fungsi tersendiri. Seperti apa perbedaannya? Simak ulasan berikut ini.

Baca juga: Pengertian Laporan Perubahan Modal dan Contohnya

1. Invoice

Invoice kerap disamakan dengan faktur. Kedua dokumen ini memang mempunyai persamaan.

Invoice dapat disebut sebagai dokumen penagihan yang harus dilunasi pembeli. Invoice diterbitkan berdasarkan barang yang sudah diserahkan kepada pembeli. Dengan demikian, umumnya invoice dibuat saat delivery order sudah ditandatangani pembeli.

Apa fungsi utama dari invoice? Fungsinya yaitu sebagai bukti untuk menagih pembeli. Berikut penjelasan fungsi invoice lebih lengkapnya.

a. Sebagai Catatan Penjualan

Invoice dapat berfungsi sebagai dokumentasi penjualan yang mungkin dibutuhkan di kemudian hari. Dalam invoice terdapat data-data seperti waktu transaksi, identitas kedua belah pihak, produk yang dibeli, serta pajak yang berlaku.

b. Memberikan Perlindungan Hukum Bagi Penjual

Invoice sangat penting keberadaannya karena dapat menjadi perlindungan hukum jika terjadi konflik antara kedua belah pihak. Contohnya pembeli menolak melunasi pembeliannya. Maka penjual berhak menuntut dengan invoice yang sudah diterbitkan.

c. Sebagai Arsip dan Alat Analisis Bisnis

Keberadaan invoice dapat digunakan untuk menganalisis pola pembelian. Hal ini bermanfaat untuk mempersiapkan strategi bisnis di masa mendatang.

2. Nota

Nota adalah dokumen tertulis dalam aktivitas jual-beli sebuah bisnis. Nota menjadi bukti bahwa kedua belah pihak sudah melakukan transaksi.

Nota disiapkan dan diserahkan sebelum produk dipindahtangankan. Hal ini dilakukan agar baik penjual maupun pembeli mengetahui total pembayaran yang harus dilunasi. Termasuk juga jika pembayaran dilakukan secara kredit, yakni dilengkapi dengan jatuh tempo pembayaran.

Ada dua jenis nota. Berikut penjelasannya.

a. Nota Debet

Nota ini diterbitkan sebagai tanda transaksi dilakukan kedua belah pihak atas pengembalian barang karena cacat atau rusak.

b. Nota Kredit

Nota ini merupakan pemberitahuan bahwa penjual sudah mengirim ulang barang baru untuk menggantikan produk yang cacat atau rusak.

Selain itu, nota juga memiliki beberapa fungsi dalam bisnis.

1. Tanda pemberitahuan seberapa banyak produk dikirimkan kepada pembeli serta total pembayaran.

2. Tanda pemberitahuan agar pembeli membayar sesuai jatuh tempo.

3. Tanda terima bahwa telah terjadi transaksi.

4. Bukti transaksi telah dibukukan dalam laporan keuangan.

3. Kuitansi

Lembar kuitansi adalah tanda transaksi yang paling populer di masyarakat. Lembar kuitansi juga mudah ditemui di berbagai toko perlengkapan alat tulis. Walaupun sederhana, kuitansi tetap mempunyai kekuatan hukum.

Beberapa aspek utama dalam selembar kuitansi yaitu jumlah uang yang dipindahtangankan, identitas penerima dan pemberi, maksud pemindahtanganan uang, keterangan tempat dan tanggal transaksi, serta tanda tangan penerima. Agar sah dan legal, kuitansi harus diberi meterai sebelum dibubuhi tanda tangan, sesuai ketentuan undang-undang perpajakan.

Lembar kuitansi terbagi atas dua bagian. Lembar kecil di bagian kiri disebut subkuitansi yang disimpan penjual. Sementara itu lembar besar di sebelah kanan disimpan oleh pembeli. Kuitansi juga dapat ditulis dua rangkap.

Fungsi utama kuitansi yaitu untuk menegaskan bahwa adanya penerimaan sejumlah uang. Kuitansi juga dilengkapi keterangan tujuan penerimaan uang tersebut.

Terdapat beberapa jenis kuitansi. Di antaranya ada kuitansi transfer uang, kuitansi transaksi produk, kuitansi serah terima uang, kuitansi pembayaran, dan kuitansi cash receipt.

Baca juga: Mengenal Laporan Laba Rugi yang Penting untuk Perusahaan

4. Bon

Bon adalah surat yang bertuliskan keterangan pengambilan barang, peminjaman uang, dan lain-lain. Bon berhubungan utamanya dengan jual-beli serta pengambilan barang.

Dalam hal jual-beli, bon lazim disebut struk pembelian. Di dalamnya ada tanggal pembelian, nama penjual, keterangan barang, serta harga. Dalam hal peminjaman uang, bon merangkum keterangan nama individu atau badan yang meminjamkan dan menerima pinjaman, jenis barang atau banyaknya uang yang dipinjam, dan tanggal jatuh tempo pengembalian.

Bon juga menjadi salah satu bukti transaksi dalam bisnis. Perbedaannya adalah bon umumnya lebih sederhana. Biasanya bon digunakan di toko, restoran, supermarket, dan lain-lain.

5. Faktur

Seperti dijelaskan sebelumnya, faktur adalah invoice dalam bahasa Indonesia. Di dalam faktur terdapat perhitungan tagihan atau kredit. Faktur diberikan dari penjual kepada pembeli.

Faktur menjadi tanda bukti bahwa barang yang tertera di dalamnya dipakai dalam kegiatan jual beli. Faktur dilengkapi dengan nama, harga, serta jumlah barang. Tercantum pula harga yang harus dibayar sesuai dengan jumlah yang dibeli.

Berikut ini sejumlah fungsi faktur.

1. Informasi BKP/JKP (Barang/Jasa Kena Pajak)

Faktur menjadi bukti tertulis kuantitas serta harga BKP/JKP. Dalam faktur tertera pajak yang dikenakan atas barang atau jasa yang dibeli. Faktur pajak menjadi bukti adanya Pajak Pertambahan Nilai (PPN) pada BKP/JKP, serta menjadi dokumen bukti pelaporan pajak.

2. Informasi Tagihan

Di dalam faktur terdapat keterangan tagihan yang harus dibayarkan.

3. Bukti Barang Sudah Diserahkan

Faktur adalah tanda bukti bahwa barang yang dibeli sudah diserahkan kepada pelanggan. Jika ternyata terdapat kesalahan, faktur dapat menjadi dokumen yang membantu pelanggan mengajukan komplain.

4. Rujukan Membeli Barang

Apabila pelanggan ingin kembali membeli barang yang sama, ia dapat menunjukkan faktur penjualan.

5. Membantu Menyusun Laporan Keuangan

Faktur penjualan dapat membantu penjual dalam penyusunan laporan keuangan. Faktur juga menjadi bukti yang mendukung pelaporan pajak.

6. Pengendalian Akuntansi

Di dalam faktur tercantum tenggat waktu pembayaran yang dapat dijadikan piutang dagang bagi penjual. Total jatuh tempo tersebut dapat dibukukan dalam laporan keuangan, akun utang dagang, serta akun piutang dagang. Terlebih jika transaksi dilaksanakan secara kredit.

Faktur dapat mewakili kredit. Pasalnya penjual sudah mengirimkan barang atau melakukan jasa tanpa adanya uang muka.

7. Fungsi Kontrol Internal

Keberadaan faktur dapat membantu mengendalikan akuntansi internal perusahaan. Pihak perusahaan harus menyetujui komponen biaya sebelum menerbitkan faktur, terutama di bagian pengawasan dan perpajakan. Pembayaran baru dapat dicairkan apabila telah disetujui semua pihak yang menjadi penanggung jawab.

Perbedaan Invoice, Nota, Kuitansi, Bon, dan Faktur

Secara umum, kelima dokumen tersebut berfungsi sebagai bukti transaksi bisnis. Namun yang membedakan adalah format serta peruntukannya.

Umumnya perusahaan dengan keperluan bisnis besar dan memiliki nilai tinggi menggunakan faktur serta invoice. Sementara itu kuitansi digunakan dalam transaksi berskala menengah. Selanjutnya bon serta nota dipakai dalam transaksi sederhana.

Dapatkan Modal Tambahan untuk Bisnis Anda

Sebagai pebisnis, Anda pasti ingin mengembangkan usaha agar semakin menambah keuntungan. Untuk melakukannya Anda tentu membutuhkan modal lebih.

Anda dapat mendaftarkan diri sebagai peminjam layanan P2P lending Modal Rakyat. Dengan pelayanan yang cepat dan praktis, Anda akan memperoleh modal dalam waktu lima hari kerja. P2P lending ini juga sudah berizin OJK, sehingga keamanannya akan dijamin.