Purchase Order (PO): Cara Kerja dan Manfaatnya untuk Bisnis

Purchase order (PO) dibutuhkan ketika perusahaan hendak melakukan pembelian dari pihak lainnya. Proses pembelian antarbisnis diketahui cukup rumit karena membutuhkan banyak dokumen.

Lalu apa sebenarnya purchase order itu? Berikut penjelasannya.

Baca juga: Mengenal Siklus Akuntansi dalam Bisnis dan Tahapannya

Apa itu Purchase Order?

Purchase order adalah rincian yang disampaikan pembeli ke penjual. Isinya adalah detail barang atau jasa yang hendak dipesan.

Dokumen ini sangat membantu bagi pembeli berupa perusahaan yang hendak memesan barang dalam jumlah banyak. Bagi penjual, dokumen ini juga akan sangat bermanfaat. Mereka dapat mempersiapkan terlebih dahulu barang atau jasa yang hendak dipesan seperti yang tertera dalam daftar.

Sementara itu invoice adalah hal yang berbeda. Invoice dibuat oleh penjual lalu disampaikan kepada pembeli. Isinya merupakan tagihan dari barang yang sudah dipesan.

Dalam pembuatannya, pembuat purchase order mencantumkan nomor pesanan unik yang fungsinya membantu melacak pesanan pembelian dengan mudah. Berikut ini aspek-aspek yang tertera dalam purchase order.

1. Nomor pembelian

2. Banyaknya barang atau jasa yang Anda beli

3. Nama barang atau jasa yang Anda beli

4. Harga per unit

5. Pajak yang dibebankan

6. Tanggal pengiriman barang atau jasa yang Anda beli

7. Lokasi pengiriman barang atau jasa yang Anda beli

8. Metode pengiriman barang atau jasa yang Anda beli

9. Alamat penagihan

10. Persyaratan dan ketentuan pembayaran

11. Informasi kontak

Pro dan Kontra

Walaupun tampaknya memiliki banyak manfaat, para pemilik bisnis terbagi menjadi dua pihak dalam memandang keberadaan purchase order.

Pro

1. Menambah akurasi inventarisasi serta manajemen keuangan.

2. Proses penganggaran berjalan lebih optimal karena dana yang dibutuhkan sudah harus ada sebelum purchase order diserahkan.

3. Pengiriman lebih cepat karena purchase order turut mencantumkan jadwal yang harus ditepati.

Kontra

1. Lebih merepotkan karena perusahaan harus menerbitkan dokumen meskipun pembeliannya lebih sedikit.

Manfaat Purchase Order bagi Perusahaan

Dokumen ini dianggap penting bagi suatu perusahaan. Pasalnya dinilai dapat memberikan perlindungan hukum, mempermudah pelacakan pesanan, serta menghindari masalah pada proses audit. Berikut penjelasannya.

1. Memberikan Perlindungan Hukum

Purchase order dapat menjadi bukti hukum yang melindungi baik pihak pembeli maupun penjual. Contoh kasusnya adalah kantor Anda memesan 10 laptop dari vendor. Namun ternyata vendor tersebut hanya mengirimkan 9 laptop saja.

Anda dapat mengirimkan purchase order kepada pihak vendor. Jika vendor menyetujui, dokumen tersebut akan menjadi kontrak yang mengikat secara hukum. Sehingga saat vendor mengirimkan barang yang tidak sesuai pesanan, Anda dapat mempermasalahkannya ke ranah hukum.

2. Mempermudah Pelacakan Pesanan

Seperti disinggung sebelumnya, purchase order dapat membantu melacak pesanan. Hal ini tentu akan membantu staf yang bertugas memesan barang dan mengetahui kapan barangnya akan tiba. Selain itu, dokumen purchase order menghindarkan dari kemungkinan adanya pesanan ganda.

3. Menghindari Masalah Audit

Apabila muncul masalah dalam proses audit, maka dokumen purchase order dapat membantu penyelesaiannya. Proses audit dapat berlangsung dengan lancar apabila pembelian tercatat rapi. Tanpa dokumen purchase order, staf yang bertanggung jawab harus mempersiapkan dokumen lainnya seperti kontrak, invoice, dan bukti komunikasi dengan vendor.

Baca juga: Payment Gateway Buat Bisnis Anda Lebih Mudah, Apa itu?

Cara Kerja Purchase Order

Untuk memahami lebih jelas tentang pentingnya dokumen purchase order, berikut dijelaskan cara kerjanya dari sudut pandang pembeli.

1. Departemen pembelian akan menerima informasi bahwa ada barang atau jasa yang harus diberi. Biasanya informasi ini disampaikan pihak manajemen. Daftar barang yang harus dibeli tersebut dimasukkan ke dalam formulir daftar permintaan pembelian.

2. Setelah pesanan disetujui, departemen pembelian membuat dokumen pembelian purchase order secara mendetail.

3. Purchase order lalu diserahkan kepada vendor. Pihak pembeli akan menanyakan apakah vendor menyanggupi pesanan itu. Setelah disetujui, dokumen tersebut mengikat dalam hukum.

4. Pembeli melakukan pembayaran berdasarkan harga yang sudah disepakati. Namun ada pula metode pembayaran yang dilakukan setelah barang dikirimkan.

5. Vendor akan mengirimkan barang beserta dengan invoice. Pembeli lalu meneliti apakah antara invoice dengan purchase order sudah sesuai.

Perbedaan Purchase Order dengan Purchase Requisition (PR)

Selain perbedaan invoice dengan purchase order, banyak yang tidak memahami pula perbedaannya dengan purchase requisition (PR). PO dan PR sama-sama mendokumentasikan kegiatan pemesanan. Namun terdapat perbedaan dalam hal persetujuan.

PR merangkum daftar produk atau layanan yang dipesan dari pembeli. Setelah PO dibuat, tandanya perusahaan sebagai pembeli sudah menyepakati permohonan pembelian yang diajukan dari PR.

Umumnya proses perizinan dari PR menjadi PO diotorisasi oleh pihak manajemen dan akuntansi. Jadi PR berubah menjadi PO saat sudah disetujui pihak-pihak tersebut.

Lebih rinci lagi, saat PR diterima, manajemen akan mengontak vendor untuk menanyakan apakah barang atau jasa yang dipesan tersedia. Setelah dikonfirmasi, barulah PO dibuat dan disetujui dalam bentuk penandatanganan.

Dengan begitu, pembeli dapat terhindar dari adanya kemungkinan vendor membatalkan pesanan karena barang atau jasa yang dicari tidak tersedia.

Contoh Purchase Order

Pada dasarnya, dokumen purchase order akan mencantumkan nama produk, jumlah, harga, total harga, Pajak Pertambahan Nilai (PPN), nomor, tanggal transaksi, serta kolom otorisasi. Berikut contoh dokumen purchase order.

Apa Saja yang Wajib Dicermati Ketika Membuat Purchase Order?

Anda perlu memastikan hal-hal berikut saat membuat dokumen purchase order.

a. Sebagai pembeli, sertakan identitas perusahaan yang jelas.

b. Tuliskan rincian apa yang Anda pesan seperti nama produk, merk produk, jumlah, serta harga.

c. Tuliskan dengan jelas supplier yang dipilih.

d. Tuliskan media sebagai tempat promosi produk (opsional).

e. Tuliskan bentuk dan kuantitas pesanan dengan rinci, jika perlu dibuat tabel agar mudah dibaca.

f. Sebutkan cara dan waktu pengiriman serta metode pembayaran yang Anda inginkan.

g. Sertakan nomor purchase order untuk menghindari kekeliruan atau kesalahan dalam proses audit.

Kembangkan Bisnis Anda dengan Dana Tambahan dari Modal Rakyat

Anda membutuhkan dana tambahan untuk bisnis Anda? Anda bisa mendapatkannya di P2P lending Modal Rakyat. Apa saja keunggulannya?

Layanan ini sudah berizin OJK, sehingga dijamin keamanannya. Bunga yang ditawarkan relatif lebih kompetitif dibandingkan dibandingkan alternatif pinjaman lainnya.

Proses persetujuan cepat. Pinjaman Anda dapat disetujui dalam lima hari kerja jika syarat-syaratnya sudah terpenuhi. Selain itu, proses pengajuan pinjaman dilakukan secara online, sehingga lebih mudah dijangkau.