Pengertian ERP dan Cara Kerjanya untuk Bantu Bisnis

ERP adalah salah satu software yang akan membantu untuk bisnis menjadi lancar. Sebagian besar UMKM di Indonesia menggunakan sistem ERP.

Sebagian dari Anda mungkin kurang memahami ERP ini. Di sini akan dijelaskan pengertian ERP dan hal lainnya yang perlu diketahui. 

Baca juga: Panduan Lengkap Memahami Apa itu Bisnis Model Canvas

Apa itu Sistem ERP?

Enterprise Resource Planning atau aplikasi ERP adalah paket software yang digunakan untuk meningkatkan efisiensi kegiatan berbisnis yang kompleks. 

Anda yang berbisnis pas sudah paham kegiatan Anda tidak hanya berjualan, Anda harus mencatat pengeluaran dan pemasukan, memantau kegiatan sumber daya manusia, melancarkan pelaksanaan proyek, dan lainnya.

Data-data yang berkaitan dengan bisnis Anda akan terekam di software ini dan dapat dikelola di satu software ERP. 

Ini yang membuat software ERP adalah sistem yang melancarkan proses bisnis. Termasuk untuk UMKM. 

ERP adalah software yang hadir sejak tahun 1960-an. Di saat itu pengembang software menciptakan sistem yang memudahkan inventarisasi dalam bisnis manufaktur. Nama sistemnya dulu dikenal Manufacturing Resource Planning atau disebut juga MRP II

Dari sana sistem MRP II berkembang ke bagian lain seperti bagian keuangan, manajemen proyek, dan lainnya.

Bagaimana Cara Kerja ERP?

Kalau dibayangkan tugas ERP secara nyata termasuk rumit karena dia dapat menyimpan data-data yang dimiliki di semua divisi suatu bisnis. 

Data yang ada disimpan dalam satu database. Anda sebagai pemilik bisnis pun bisa melakukan pemantauan di satu tempat. Bahkan pengambilan keputusan jadi lebih efektif.

Contohnya, ketika Anda mendapatkan pesanan produk dari pelanggan. Sistem ERP secara otomatis akan memerintahkan distributor terdekat pelanggan untuk melakukan pengiriman.

Sistem informasi di ERP bisa secanggih itu untuk pelaksanaan bisnis yang efisien. Pelanggan tentu akan senang pesanannya langsung diproses.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan ERP?

Alasannya karena ERP adalah sistem yang memberikan berbagai manfaat untuk bisnis Anda sebagai berikut.

• Mengedepankan sistem internal
• Mudah mengakses teknologi baru
• Meningkatkan sistem yang sudah ada
• Laporan keuangan jadi lebih rapi

Untuk mengelola bisnis secara profesional, Anda sebenarnya tidak perlu takut untuk meninggalkan cara yang lawas. Anda perlu beradaptasi dengan sistem informasi yang baru.

1. Mengedepankan sistem internal

ERP adalah sistem yang akan membuat bisnis Anda tidak bergantung pada pihak lain. Di sini Anda jadi lebih bisa mengedepankan kinerja internal.

Hal ini tentu menguntungkan karena data-data penting tetap hanya bisa diakses oleh Anda. Walaupun sudah ada perjanjian kerja sama, data-data penting paling bagus hanya diketahui oleh orang internal.

2. Mudah mengakses teknologi baru

ERP system mudah digabung dengan aplikasi lain, sehingga proses bisnis Anda jadi lebih terintegrasi. 

Hal ini pun memudahkan Anda untuk menjalankan sistem lama ERP, ke sistem yang lebih baru dan tentunya ditambah dengan berbagai fitur bermanfaat.

3. Meningkatkan sistem yang sudah ada

Kehadiran ERP pun bisa meningkatkan kinerja sistem lama. ERP dapat mengubah sistem manual, menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Dari yang awalnya harus dilakukan satu-satu, kini bisa dilakukan lewat satu software. 

4. Laporan keuangan jadi lebih rapi

Alasan penting lainnya penggunaan ERP adalah memberikan kemudahan ketika menyusun laporan keuangan.

Sebagian besar laporan keuangan menggunakan data yang ada di luar divisi keuangan. Di sinilah divisi keuangan perlu ERP untuk membuat pekerjaannya jadi lebih ringan. Apalagi menyusun laporan keuangan tidak gampang dan membutuhkan ketelitian yang tinggi.

Apa Kelebihan ERP?

ERP adalah software dengan berbagai kelebihan yang akan berguna untuk bisnis Anda.

1. Memaksimalkan efisiensi

Tujuan dibuat ERP adalah untuk membuat pekerjaan Anda lebih cepat dan praktis dibandingkan ketika Anda menggunakan sistem manual. 

Pekerjaan seperti memantau kinerja sumber daya manusia, sistem pembayaran upah dan gaji, penyusunan laporan keuangan, dan pekerjaan rumit lainnya. Anda pun bisa jadi lebih produktif dengan bantuan ERP. 

2. Memudahkan kolaborasi antar divisi

Dengan adanya ERP, kolaborasi antar divisi yang hadir dalam suatu bisnis jadi lebih mudah. Kolaborasi ini tidak perlu mencocokkan data yang Anda karena semua data telah dimasukkan ke database yang sama.

Hal ini pun membuat kepercayaan antar divisi semakin bertambah. Masing-masing divisi bisa melakukan akses data tanpa menunggu.

3. Keamanan data terjamin

ERP merupakan sistem yang terjamin keamanannya. Yang hanya bisa mengakses adalah orang internal bisnis Anda. 

Semua data disimpan dalam 1 database, sehingga dapat dipantau secara langsung. Jika ada data yang dicuri pasti akan langsung ketahuan dan dapat dicek. 

4. Biaya operasional bisa ditekan

Kelebihan penting lainnya dari ERP, yaitu software ini bisa membantu Anda menekan biaya operasional. 

Alasannya karena berbagai pekerjaan kompleks dapat dilakukan secara cepat. Modal yang tersisa pun bisa digunakan untuk keperluan lain, seperti meningkatkan jumlah produk yang dijual.

Apa Saja Jenis Sistem ERP?

ERP memiliki jenis sistem yang beragam. Ini dia penjelasannya.

• Hybrid ERP
• ERP Berbasis Cloud
• On-Premise ERP

1. Hybrid ERP

Merupakan jenis ERP yang memiliki kombinasi dari hosting dan penerapan. Anda pun dapat mengaturnya sendiri, menyesuaikan kebutuhan bisnis.

Anda tetap bisa melakukan akses selama ada koneksi internet. Hal ini pun tidak mengharuskan Anda menyediakan hardware yang besar.

Vendor dari hosting akan melakukan pembaruan selama Anda masih berlangganan. Anda pun dapat terbantu dengan sistem yang tersedia. Mudah digunakan karena adanya pembaruan sesuai penemuan teknologi terbaru.

2. ERP Berbasis Cloud

ERP satu ini unik karena Anda bisa mengaksesnya melalui akses internet. Selama Anda online, Anda bisa mengaksesnya. Siapa saja bisa mengaksesnya ketika diberikan akses.

Di Indonesia jenis ERP ini juga sudah sering digunakan karena mengirit muatan hardware Anda. 

Ada 3 jenis ERP berbasis Cloud yang jadi pilihan. Mulai dari SaaS atau software as a service yang mengharuskan Anda berlangganan, cloud pribadi yang hosting ada dipihak ketika, dan cloud publik yang dikelola pihak ketiga yang dikirimkan melalui internet.

3. On-Premise ERP

Sistem ERP ini mengharuskan Anda menginstal langsung software-nya untuk bisnis Anda. Anda bertanggung jawab untuk mengatur seluruh instalasi.

Hal yang Perlu Diperhitungkan Saat Memilih Software ERP

Sebelum memilih jenis ERP, ada beberapa yang harus dipertimbangkan seperti ini.

• Menyesuaikan dengan kebutuhan
• Melihat kinerja vendor sebelumnya
• Fasilitas vendor

1. Menyesuaikan dengan kebutuhan

Anda bisa memilih ERP sesuai dengan kebutuhan bisnis. Bagaimanapun ERP membutuhkan biaya juga untuk penggunaannya. 

Jangan sampai Anda memilih ERP yang fiturnya tidak Anda gunakan. Pastikan pilih ERP yang fiturnya Anda butuhkan.

2. Melihat kinerja vendor sebelumnya

Anda memerlukan vendor terbaik untuk menyediakan ERP terbaik. Anda bisa melihat kinerja vendor sebelumnya dari ulasan-ulasan yang ditulis oleh pebisnis lain.

3. Fasilitas vendor

Pastikan pilih ERP yang fasilitasnya menguntungkan bagi Anda. Misalnya, ada yang memberikan diskon, memberikan layanan upgrade secara berkala, dan lainnya.

Baca juga: Metode Scrum: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Kesimpulan

ERP merupakan software penggunaannya harus melihat kebutuhan bisnis. Jadi, jangan lupa untuk mempelajari kelebihan-kelebihannya terlebih dulu.

Dapatkan Pinjaman Modal Mudah Melalui Modal Rakyat

Anda yang ingin memiliki bisnis, tapi kekurangan modal, jangan khawatir karena Anda bisa meminjam modal melalui Modal Rakyat.

Pinjaman di Modal Rakyat termasuk aman dan bisa dipercaya karena telah memperoleh izin OJK. Pinjaman mudah karena prosesnya online.

Modal yang dapat diajukan Rp500 ribu hingga batas maksimal Rp2 miliar. Bunga yang harus dibayar termasuk kompetitif. Gunakan kesempatan bagus ini untuk mengembangkan bisnis Anda.