Pengertian, Jenis, dan Fungsi Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang jelas menjadikan sebuah perusahaan atau entitas mampu menjalankan fungsi menjadi lebih baik. Tanpa ada struktur yang baik, maka akan ada masalah yang dihadapi sebuah organisasi seperti kesalahan peran, ketidakefektifan mengambil keputusan, konflik antar entitas, dan lainnya. 

Memahami Apa itu Struktur Organisasi

Struktur organisasi bisa dimengerti sebagai sebuah sistem yang menjabarkan perihal tertentu. Maksud penjabaran tersebut adalah untuk mencapai tujuan organisasi atau mencapai proyek yang dilakukan organisasi. Perihal yang dijabarkan dapat mencakup aturan-aturan seperti peran dan tanggung jawab.

Struktur organisasi secara umum juga akan menggambarkan alur informasi yang bergerak di dalam perusahaan. Misal, alur kebijakan yang ada dalam struktur terpusat akan berasal dari atas dan tersebar ke bawah. Sementara pada struktur desentralisasi, alur informasi akan tersebar ke berbagai unit organisasi.

Berbagai bentuk dan level bisnis pasti akan menggunakan struktur organisasi. Hal itu digunakan setidaknya untuk mendefinisikan hierarki tertentu dalam suatu organisasi. Memiliki struktur organisasi yang jelas akan membuat entitas tetap efisien dan fokus pada tujuan awal.

Struktur organisasi perusahaan yang baik akan mendefinisikan pekerjaan setiap karyawan dan hal itu akan sesuai dengan sistem secara keseluruhan. Jika dipahami secara sederhana, maka struktur organisasi adalah sistem yang menerangkan siapa melakukan apa.

Oleh karena itu, struktur organisasi sering diilustrasikan ke dalam sebuah bagan atau diagram yang berbentuk piramida. Ilustrasi tersebut menjelaskan bahwa kedudukan setiap anggota, dengan keterangan bawah anggota organisasi paling kuat berada di atas, sedangkan yang paling lemah berada di bawah.

Baca Juga: Ada 5 Jenis Gaya Kepemimpinan, Anda yang Mana?

Struktur Organisasi Terpusat dan Desentralisasi

Secara tradisional, sebuah organisasi secara otomatis akan berstruktur kepemimpinan terpusat. Militer adalah contoh organisasi yang terkenal dengan struktur terpusat dengan hierarki pemimpin dan bawahan yang jelas. Dalam sistem organisasi terpusat, ada tanggung jawab yang sangat jelas untuk masing-masing peran. 

Seiring perkembangan, terjadi modifikasi dalam organisasi terpusat menjadi terdesentralisasi. Hal itu dilakukan supaya perusahaan dapat cepat memproses sebuah kebijakan, tetapi juga mudah beradaptasi dengan setiap bagian struktur. Misalnya, jika ada sebuah perusahaan memiliki 200 unit bisnis pada industri yang berbeda-beda, maka setiap unit bisnis akan beroperasi secara mandiri. 

Di perusahaan yang terdesentralisasi umumnya masih ada hierarki bawaan seperti chief operating officer yang lebih tinggi daripada pemimpin unit. Namun, tim pada unit bisnis diberi hak untuk membuat keputusan sendiri tanpa harus mendapatkan persetujuan dari pemimpin sentral.

Jenis Struktur Organisasi

Setiap entitas dapat mendesain strukturnya sendiri sesuai pandangan dan kebutuhan perusahaan. Namun, ada beberapa jenis struktur yang umum dan efektif digunakan. Berikut ini adalah beberapa jenis struktur organisasi paling populer digunakan, yang meliputi struktur fungsional, divisi, flatarki, dan matriks.

Struktur Fungsional

Jenis struktur organisasi paling umum digunakan adalah struktur organisasi fungsional atau sering disebut juga struktur organisasi birokrasi. Hal itu karena jenis ini memudahkan identifikasi peran dan tanggung jawab. Ciri strukturnya adalah memecah divisi berdasarkan kemampuan tugas tenaga kerjanya. 

Sebagian besar usaha kecil-menengah menerapkan struktur fungsional ini karena tidak memerlukan pemetaan yang rumit. Mereka akan membagi perusahaan menjadi departemen yang terdiri dari produksi, pemasaran, dan operasi atau proses. Tugas yang harus dilakukan akan sesuai dengan nama departemennya.

Struktur Divisi atau Multidivisi

Pada jenis ini, perusahaan akan menyusun struktur organisasi berdasarkan proyek yang sedang dilakukan, produk yang diolah, atau bidang tertentu yang didalami oleh anak perusahaan. Seorang karyawan akan menjadi bagian dari perusahaan unit cabang, juga menjadi bagian dari perusahaan besar. Maka, cara untuk menjelaskan profesi karyawan tersebut biasanya adalah “Saya bekerja untuk perusahaan A yang ditempatkan di perusahaan A-1”.

Contoh dari struktur ini adalah Kompas Gramedia Group yang memiliki unit bisnis media televisi, penerbit, produsen tisu, jasa penginapan, dan lainnya. Dengan puluhan bidang bisnis, setiap unit bisnis akan memiliki otonomi pada dirinya sendiri. Selanjutnya, setiap unit bisnis Kompas Gramedia Group beroperasi sebagai perusahaan sendiri dengan pemimpinnya sendiri.

Struktur Flatarki

Sebagai sebuah struktur yang lebih modern, Flatarchy adalah tipe yang banyak digunakan oleh entitas startup. Seperti namanya, struktur organisasi ini meratakan struktur dan rantai komando, serta memberi banyak keleluasaan kepada karyawannya. Asal tidak melenceng dari tujuan awal, seorang karyawan dapat melakukan modifikasi pekerjaan seliar mungkin.

Umumnya, perusahaan yang menerapkan struktur organisasi ini tidak mewajibkan karyawan untuk melakukan tanggung jawab sepele seperti presensi masuk kantor, surat-menyurat administrasi yang membuat waktu istirahat terbuang, dan sebagainya. Namun, uniknya perusahaan tersebut justru memiliki target pencapaian yang lebih cepat.

Struktur Matriks

Struktur organisasi ini paling jarang digunakan karena membingungkan. Struktur ini membuat karyawan dapat bertugas di berbagai level, divisi, atau departemen. Misalnya, seorang karyawan yang bekerja untuk perusahaan jasa akan mendapat tugas baik dalam penjualan dan pelayanan pelanggan.

Struktur ini sebenarnya tidak merugikan karyawan apabila insentif yang diberikan oleh perusahaan sama besarnya dengan multitasking yang dilakukan karyawan. Namun, banyak entitas bisnis yang menggunakan cara ini untuk menghemat anggaran. Hal tersebut memang bukan tindakan ilegal, tetapi jelas bukan merupakan langkah sehat membangun perusahaan yang baik.

Baca Juga: Mengenal Peran Penting Manajemen Keuangan dalam Bisnis

Manfaat Adanya Struktur Organisasi

Masing-masing jenis struktur organisasi akan memberikan pengaruh dalam proses yang terjadi di sebuah perusahaan. Berikut ini adalah fungsi struktur organisasi dan juga manfaatnya bagi perusahaan maupun karyawan.

Memperjelas Hak dan Kewajiban Setiap Bagian

Struktur organisasi berguna bagi perusahaan dan karyawan. Selain akan menentukan berbagai kewajiban yang harus dilakukan untuk perusahaan dan karyawan, struktur organisasi membuat satu pihak dapat menuntut hak kepada pihak yang lain.

Tidak memiliki struktur formal organisasi akan menyulitkan organisasi untuk berkembang. Misalnya, seorang karyawan akan mengalami kesulitan mengetahui kepada siapa harus melaporkan tanggung jawab. Hal itu dapat menyebabkan ketidakpastian tentang siapa yang bertanggung jawab atas hal apa dalam organisasi.

Mengefisiensi Waktu dan Tenaga

Menerapkan struktur organisasi dapat mengefisiensi waktu dan tenaga dalam menjelaskan peran semua pihak di setiap tingkatan. Hal itu juga berarti setiap departemen bisa lebih produktif, karena mereka akan cenderung lebih fokus pada tugas masing-masing. Dalam perkembangan, karyawan dapat berinovasi sehat mengenai cara terbaik untuk melakukan pekerjaannya. 

Misalnya, dalam struktur organisasi terpusat, seorang anggota perusahaan harus memiliki kemampuan pengambilan keputusan secara mandiri. Sementara dalam organisasi yang terdesentralisasi, karyawan harus membawa pemecahan masalah yang kreatif ke diskusi bersama.

Menetapkan Perbedaan Gaji

Struktur organisasi membuat karyawan terlihat fungsi dan pengaruhnya. Hal itu membuat perusahaan dapat menilai lebih jelas mengenai porsi pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan, tim, atau departemen. Selanjutnya, perusahaan dapat memutuskan tingkat dan rentang gaji di setiap posisi.

Membuat Pertimbangan Keputusan Jadi Lebih Cepat

Kondisi perusahaan akan lebih positif ketika antar pihak di dalam perusahaan dapat berkomunikasi secara efektif. Dengan komunikasi yang baik, pertimbangan dan penggodokkan keputusan akan lebih cepat dan akurat pula. Dengan kata lain, arus informasi jelas sebagai hasil penggunaan struktur organisasi dapat mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat.

Memadukan Beberapa Unit Bisnis

Menerapkan struktur organisasi akan memastikan semua unit bisnis dalam satu induk bisnis dapat beroperasi dengan cara dan mengikuti aturan yang sama. Masalah yang umum mengenai ini adalah soal laporan keuangan. Karena Anda tidak mungkin berada di semua lokasi, struktur yang terorganisir akan membuat Anda dapat mengontrol laporan dengan satu kebijakan. 

Menghindari Pengulangan Tugas

Risiko pekerjaan yang terulang oleh pekerja lain dapat dihindari ketika karyawan dibagi menjadi beberapa tim berbeda sesuai dengan keahlian. Jika sebuah pekerjaan desain belum selesai dikerjakan, maka tim yang tidak memiliki kemampuan desain tahu bahwa hal itu bukan tanggung jawabnya.

Hal ini juga akan menghilangkan potensi konflik antar karyawan karena membentuk tanggung jawab masing-masing bagian. Ketika seorang karyawan mengetahui pembagian tugas, maka mereka dapat menolak untuk mengerjakan tugas pihak lain. Bagi karyawan, hal ini merupakan cara terbaik untuk menghindari konflik di antara rekan kerja.

Menjadikan Komunikasi Lebih Baik

Penerapan struktur organisasi akan membuat potensi komunikasi antara divisi dan tim terjalin lebih baik. Ketika sebuah tugas telah diberikan kepada tim sesuai spesialisasinya, pihak lain akan paham kemana harus bertanya jika ada masalah tertentu. 

Misalnya, jika Anda berada di dalam tim editor tulisan, Anda akan tahu bahwa harus menghubungi tim penulis untuk berkoordinasi. Contoh lain, jika seseorang dari pemasaran memiliki pertanyaan tentang desain proyek, mereka tahu bahwa harus menghubungi departemen ilustrasi.

Mendeteksi Masalah Lebih Akurat

Struktur organisasi membuat sebuah entitas menjadi bagian per bagian. Ketika sebuah proyek gagal mencapai tujuan, perusahaan dapat mengidentifikasi masalah yang terjadi. Kesalahan bisa dilakukan oleh satu bagian, seluruh bagian, ataupun efek domino dari satu kesalahan yang menyebabkan kesalahan lain pada tiap departemen. 

Ketika departemen yang melakukan kesalahan sudah dapat diidentifikasi, maka penanganannya akan lebih cepat dan sesuai. Artinya, apabila kesalahan dilakukan oleh pihak departemen copywriting, maka perusahaan tidak harus melakukan penanganan pada departemen produksi.

Baca Juga: Coworking Space, Tempat Kerja Kekinian Favorit Para Milenial

Mengembangkan Usaha Menggunakan Dana dari Modal Rakyat 

Perusahaan yang sehat harus dibangun dengan struktur yang kompleks. Namun, hal itu juga harus mempertimbangkan kebutuhan budget. Untungnya, modal untuk membangun bisnis dapat diperoleh melalui Modal Rakyat. 

Modal Rakyat adalah medium pendanaan yang memediasi pelaku bisnis dengan sumber dana terpercaya. Pelaku bisnis akan mendapatkan dana dari pihak yang jelas dan melalui kerjasama resmi. Untuk mengetahui lebih banyak mengenai Modal Rakyat, klik link ini.