Bangun Kepercayaan di Perusahaan Lewat Town Hall Meeting

Salah satu hal yang paling berharga bagi karyawan adalah kesempatan untuk berkomunikasi dengan para pemimpin senior. Maka dari itu, town hall meeting sangat penting dilakukan.

Meeting tersebut menjadi forum berbagi apa yang sudah diperoleh, mengulas isu-isu penting, dan mendiskusikan apa yang dapat dilakukan karyawan untuk membantu kesuksesan perusahaan. Berikut penjelasan lebih lanjut tentang town hall meeting dan manfaatnya.

Baca juga: 8 Kesalahan dalam Public Speaking yang Harus Anda Hindari

Apa itu Town Hall Meeting?

Town hall meeting adalah jenis rapat yang dilaksanakan untuk memberikan pemberitahuan terbaru secara rutin. Tujuan lainnya adalah menyampaikan visi dan misi perusahaan kembali.

Pertemuan ini juga disebut all-staff meeting. Dengan demikian, setiap anggota perusahaan tanpa terkecuali harus hadir di town hall meeting.

Meeting ini juga memberikan kesempatan bagi para karyawan untuk bertemu langsung jajaran manajer dan CEO perusahaan. Mungkin pada sehari-hari, jajaran atasan perusahaan terlalu sibuk sehingga tidak ada kesempatan menemui karyawannya. Pertemuan ini dipandu manajer umum atau atasan lainnya.

Manfaat

Metode town hall meeting sangat populer di antara perusahaan-perusahaan, terutama startup. Ada manfaat yang dapat diperoleh dari pertemuan semacam ini.

Sarana Menyampaikan Informasi Penting

Pertemuan town hall adalah cara menyampaikan informasi yang penting. Dengan cara ini, berbagai kesalahpahaman dapat dihindari. Para jajaran perusahaan tidak perlu mendapat informasi dari pihak ketiga.

Dalam kesempatan ini, karyawan juga dapat mendengar informasi yang tidak akan didapat di kesempatan lainnya. Hal ini akan mendorong kepercayaan tumbuh di dalam organisasi perusahaan.

Menunjukkan Kepemimpinan

Semakin besar organisasi perusahaan, semakin kecil kemungkinan karyawan bertemu dengan pemimpinnya. Pesan yang disampaikan secara langsung oleh CEO perusahaan atau jajaran penting lainnya akan memberi dampak lebih besar bagi karyawan yang mendengarnya.

Menanamkan Budaya dan Nilai Perusahaan

Town hall meeting dapat menjadi kesempatan untuk menanamkan kembali nilai, tujuan, dan budaya perusahaan yang harus diketahui setiap karyawan. Hal ini akan memunculkan perasaan terlibat dalam sebuah komunitas di antara para kolega kerja.

Memunculkan Kerja Sama Tim yang Kolaboratif

Mengumpulkan setiap orang dalam ruangan yang sama mendorong orang untuk saling bertukar pikiran dan merasa terkoneksi. Pertemuan tersebut juga akan menciptakan rasa familiar karena tergabung dalam satu organisasi perusahaan. Dampak lainnya adalah kolega kerja dari departemen yang berbeda saling membantu memecahkan masalah.

Rasa Keterikatan

Partisipan merasa sebagai bagian dari organisasi perusahaan dalam proses membuat keputusan besar.

Feedback yang Jujur

Para pemimpin perusahaan akan mendapat kesempatan dari jajarannya tentang feedback yang jujur dan tanpa difilter. Biasanya, informasi yang mencapai eselon yang lebih tinggi sudah difilter, terbiaskan, dan mungkin tidak akurat lagi.

Membangun Suasana Positif

Meeting ini dapat menjadi kesempatan untuk bersenang-senang dan membangun suasana kerja yang positif.

Baca juga: Milenial, Inilah Jam Kerja Karyawan yang Cocok untuk Generasimu!

Kekurangan

Walaupun ada banyak kelebihan town hall meeting, ada beberapa kekurangan yang harus diperhatikan pihak penyelenggara.

Kompleks

Town hall meeting bisa jadi sangat kompleks untuk diselenggarakan, terutama jika anggota tim tersebar di berbagai daerah yang berbeda.

Informasi Dapat Difilter

Informasi yang disampaikan tidak selalu tanpa filter dan memberikan kritik positif. Partisipan mungkin saja mengatakan apa yang ingin didengar atasannya. Sebaliknya, ada alasan-alasan politis tertentu terkait informasi yang disampaikan difilter.

Masalah Psikologis Bagi Sekelompok Orang

Tentu saja, tidak semua orang nyaman berkumpul di tengah-tengah orang banyak. Tidak semua orang nyaman juga berbicara di depan umum.

Menyelenggarakan Town Hall Meeting yang Sukses

Ada lima langkah dalam menyiapkan meeting yang bermanfaat dan menarik.

1. Tentukan Tujuan

Jika town hall meeting dilakukan terlalu rutin, misalnya sebulan sekali, dan topiknya didiskusikan seminggu sebelumnya, meeting tersebut akan menjadi tidak bermanfaat.

Agar town hall meeting menjadi lebih efektif, tanyakan hal berikut kepada audiens:

a. Hasil apa yang ingin kita capai dengan meeting ini?

b. Apa yang inginkan dari karyawan? Mengetahui, mempercayai, dan melakukan apa sebagai tujuan meeting?

Beberapa jawaban yang mungkin muncul adalah:

a. Meningkatkan kepercayaan dalam perusahaan dan pemimpinnya.

b. Mempelajari masalah krusial dalam organisasi perusahaan.

c. Memotivasi karyawan.

d. Menyiapkan karyawan untuk melakukan sesuatu.

e. Merayakan pencapaian.

f. Menyelaraskan visi, misi, nilai, strategi, dan prioritas perusahaan.

g. Menyediakan forum tanya-jawab.

Dengan demikian, Anda akan membuat tujuan yang terfokus sebelum menyelenggarakan town hall meeting. Hasil yang diinginkan pun dapat terukur.

2. Tentukan Alur dan Topik Utama

Kesalahan umum dalam merencanakan sesi town hall adalah memasukkan terlalu banyak topik. Penyelenggara acara bisa jadi memasukkan 10 sampai 12 topik yang dipres ke dalam 30 sampai 40 menit meeting. Acara menjadi terkesan tidak fokus.

Ketika merencanakan acara, tanyakan kepada diri Anda: Bagaimana memasukkan konten acara dengan cara yang membuat para karyawan tetap termotivasi daripada sebelum mereka datang ke acara?

Buatlah struktur acara yang dapat menarik minat. Pikirkan topik dan cerita yang akan meningkatkan energi orang yang menonton hingga membuat mereka merenungkan diri. Seperti acara talkshow di televisi, buatlah pembukaan yang kuat dan terus tarik minat mereka sampai akhir acara.

3. Segarkan Ulang Ingatan Audiens

Terkadang town hall meeting membagikan informasi yang sudah diketahui audiens, sehingga membuat bosan. Topik semacam ini bisa cepat basi.

Buatlah tim khusus untuk mengeluarkan ide baru dan mengemasnya secara menarik.

Berikut contohnya.

a. Laporan keuangan bisa jadi topik yang membosankan. Mintalah departemen finansial untuk membagikan keprihatinan mereka terhadap laporan keuangan baru-baru ini.

b. Fokuslah pada satu topik secara mendetail. Misalnya undanglah seorang ahli internal untuk menjelaskan topik yang dibicarakan dan buat sesi khusus di mana karyawan dapat mengungkapkan pendapat mereka.

c. Gunakan foto, audio, video, bahkan media sosial untuk menarik minat audiens.

d. Bergantianlah dengan pembicara lainnya sesuai topik.

4. Siapkan Ruangan

Disarankan untuk mengatur ruangan dalam bentuk meja bundar, di mana karyawan saling menghadap satu sama lain. Hal ini secara tidak langsung membuat karyawan merasa lebih terlibat dalam acara.

Jika konteks acara memungkinkan, aktivitas bersama seperti diskusi dapat membuat suasana lebih interaktif dan menarik. Pertimbangkan tema aktivitas tersebut.

5. Kumpulkan Feedback

Sangat penting bagi para pemimpin untuk memperhatikan setiap feedback yang disampaikan jajaran dan bawahannya. Hal ini menunjukkan keseriusan dalam menindaklanjuti kritik dan saran yang masuk.

Jadilah transparan dengan mempublikasikan minutes of meeting (MOM) dan catatan tentang apa saja yang akan dilakukan selanjutnya.

Baca juga: 10 Ide Usaha Sampingan untuk Karyawan

Jadilah Pendana UMKM Indonesia di Modal Rakyat

Anda yang tertarik mengembangkan aset sekaligus mendanai UMKM di Indonesia dapat mendaftarkan diri sebagai pendana di P2P lending Modal Rakyat. Apa saja keuntungannya?

Modal Rakyat sudah berizin OJK, sehingga dijamin keamanannya. Selanjutnya, imbal hasil yang ditawarkan menarik, yakni mencapai 18 persen per tahun.

Minimal pendanaan rendah. Artinya, Anda dapat mendanai mulai dari Rp25.000 saja. Anda juga dapat memilih durasi pendanaan untuk memudahkan Anda mengelolanya, misalkan satu bulan.